1、托管元数据功能
托管元数据功能为以下两个关键任务提供支持：
- 内容类型发布 跨网站集共享内容类型。
- 分类 创建和管理集中管理术语（称为术语集）的分层集合，可以将这些术语用作 SharePoint 网站中项目的属性。可以跨网站集共享这些术语集。可以通过称为术语库管理工具的功能来创建和管理术语集。
2、关键术语和概念
有一些关键术语和概念对于理解何时使用不同元数据非常有用。理解这些概念将有助于您理解本文后面以及其他文章中介绍的有关托管元数据功能的概念信息。
分类
分类是根据相似性组织成组的单词、标签或术语的分层分类。分类可以由一个或多个用户定义并集中管理。由联合国制定的国际标准行业分类 (ISIC) 是行业分类的一个著名示例，用于对经济数据进行分类。由于分类提供可用于对信息进行统一分类的元数据逻辑分层结构，因而非常有用。
分众分类
分众分类是网站用户对网站内容协同应用单词、标签或术语时得到的分类。如果您曾看到网站上的标签云，则您肯定见过分众分类的可视化效果。下图显示了网站上的标签云 Web 部件。元数据的基于分众分类的方法非常有用，因为它可以利用网站用户与内容创建者的知识和特长，并支持随用户不断变化的业务需求和兴趣对内容分类进行改进。
术语集
术语集是一组相关的术语。
根据术语集创建位置的不同，术语集的范围可以是本地的，也可以是全局的：
- “本地术语集”是在网站集的上下文中创建的，仅对属于该网站集的用户可用（和可见）。例如，如果您向某个列表或库添加托管元数据列，并为此列创建新术语集，则该术语集对包含此列表或库的网站集来说是本地的。
- “全局术语集”可在订阅了特定 Managed Metadata Service 应用程序的所有网站上使用。
可以将术语集配置为关闭，这意味着当用户为映射到术语集的列输入值时，无法向术语集添加新术语。或者可以将术语集配置为打开，这意味着当用户更新映射到术语集的列的值时，可以向术语集添加新术语。
术语
术语是术语集内的单个项目，它是可以与网站上的项目关联的特定单词或短语。术语具有唯一 ID，并且可以具有多个不同的文本标签（同义词）。如果您是在多语言网站上工作，术语还可以具有不同语言的标签。
有两种类型的术语：
托管术语
托管术语通常由术语库管理员或其他有权使用托管元数据的人员预先定义并组织到分层术语集内。
企业关键字
企业关键字是添加到网站上的项目中的单词或短语。企业关键字组织到术语库管理工具中的单个非分层术语集（称为关键字集）内。由于用户通常可以将任何单词或短语作为关键字添加到项目中，因此企业关键字可用于以分众分类样式进行标记。术语库管理员或其他有权管理元数据的用户可以选择将关键字移出关键字术语集并移入特定托管术语集，在后一种情况下，关键字将在特定术语集上下文中可用。术语库管理员还可以选择将关键字集设置为关闭，以便用户无法提交新关键字并仅限于使用现有关键字。
组
组定义安全范围。组是一组术语集，所有这些术语集都共享公用安全要求。只有被指定为特定组参与者的用户才能管理属于该组的术语集，或者在该组中创建新术语集。组织应为具有独特访问需求或安全需求的术语集创建唯一的组。
术语库管理工具
分类学者、管理员或其他管理分类的用户可以使用术语库管理工具创建、导入和管理术语集以及术语集内的术语。术语库管理工具显示所有全局术语集，以及任何可用于您从中访问术语库管理工具的网站集的本地术语集。
托管元数据列
托管元数据列是一种新的列类型，可以将它添加到列表或库中，以便网站用户或内容所有者可以从托管术语的特定术语集选择值，并将所选值应用到内容。可以将托管元数据列配置为映射到现有术语集，或者您可以专门为该列创建新术语集。如果您专门为托管元数据列创建新术语集，则该术语集将为本地术语集，并且只能在创建它的网站集内使用。
企业关键字列
企业关键字列是这样的列：可以将它们添加到内容类型、列表或库中，以便用户使用自己选择的单词或短语标记项目。默认情况下，企业关键字列是多值列。当用户在这样的列中键入单词或短语时，系统将为用户提供键入提示建议，其中可能同时包括托管术语集和关键字术语集内的项目。用户可以选择现有值，也可以输入新值（如果已将关键字术语集配置为允许用户添加）。
社会性标签
社会性标签是一些单词或短语，网站用户可以将这些单词或短语应用到网站上的内容，以帮助他们按照对其有意义的方式对信息进行分类。还可以将社会性标签应用到网站外部的 URL。社会性标签支持基于分众分类的标记。社会性标签由指向以下三种信息的指针组成：
- 用户标识
- 项目 URL
- 术语
这些指针存储在属于 User Profile Service 应用程序的社会性标签库中。从技术方面讲，社会性标签不是托管元数据功能的一部分，但它们确实通过几种有助于支持在组织中一致使用元数据的重要方式与托管元数据功能相关。社会性标签的术语部分指向网站连接到的某个 Managed Metadata Service 应用程序的术语库的关键字集内的术语。
例如，当您创建新社会性标签时，可以从现有术语（可能包括托管术语和企业关键字）中进行选择。如果选择某个现有术语，则社会性标签将包含指向该术语的指针。如果不选择现有术语，而是创建以前从未使用过的术语，则将在术语库的关键字术语集内为该术语创建一个新关键字，并且新社会性标签将指向该术语。
这样，社会性标签中使用的关键字将添加到在术语库管理工具中可见的关键字术语集内（如果这些关键字在该关键字术语集内尚不存在），并且这些关键字可以由术语库管理员管理。此外，如果用户通过更新企业关键字或托管元数据列将企业关键字或托管术语应用到内容，系统会自动创建社会性标签，以便这些术语在新闻源、标签云或“我的网站”配置文件中可以作为标签显示。列表或库所有者可以通过更新列表或库的“企业元数据和关键字设置”来启用或禁用元数据发布。
将社会性标签添加到项目时，您可以指定是否要将自己的标识和项目 URL 设置为“私有”，但是，存储在术语库中的术语始终为“公共”。
社会性标签非常有用，因为它使网站用户可以改进网站上的内容和信息的可发现性。
标记
从最普通的意义上讲，标记可以单纯指将元数据应用到项目（无论是托管元数据还是社会性标签）的操作。在本文中，使用这个意义的动词“标记”，而不仅限于社会性标签。
元数据方案：从分类到分众分类
元数据管理功能支持管理和使用元数据的一系列方法。将这些方法想象为一种统一体。这个统一体的一端存在分类，它是集中管理的正式术语分层组。统一体的另一端存在分众分类，它是在用户对内容自由应用标签时得到的协同分类。
此统一体的两端以及两端之间的点均受支持。在统一体的一端，可以通过托管术语和术语集实现正式分类。在另一端，支持企业关键字和社会性标签，它们都允许网站用户使用自己选择的关键字标记内容。
在这两个端点之间，可以对元数据应用一定灵活程度的结构和控制，并且可以通过选择将元数据设置为全局（在所有网站中）或本地（对特定网站），调整应用此控制的范围。例如，您可以将术语集配置为关闭或打开以允许或禁止用户参与。可以选择将企业关键字和社会性标签与托管术语一起使用，也可以选择不一起使用。通过自定义方式，组织可以将正式托管分类的好处与社会性标签的动态好处结合在一起。
下图阐释了不同类型的解决方案如何根据业务需求来要求不同的元数据方法。
3、托管元数据的好处
在组织的网站上使用托管元数据有几个好处：
元数据的一致使用 通过托管元数据功能，您可以对添加到内容中的元数据应用程度可调的控制。使用术语集和托管术语可以确定对可添加到内容的术语类型的控制，并且可以控制谁能够添加新术语。还可以通过将关键字术语集配置为关闭来限制对特定关键字列表使用企业关键字。
如果在所有网站中一致地使用了相同的术语，则更容易构建依赖于元数据的可靠进程或解决方案。此外，在网站上的列表和库以及 Office 客户端程序中使用元数据的用户体验，使得网站用户便于对其内容应用一致的元数据。
改进的内容可发现性 如果组织网站上的内容具有一致的元数据，则使用搜索功能可以更容易地找到并访问业务信息和数据。用户可以使用新搜索功能（如显示在搜索结果页左侧的精简面板）来根据元数据筛选搜索结果。
此外，可以为列表和库配置元数据导航，以便用户根据特定元数据字段创建信息的动态视图。用户可以按文件夹或元数据透视在库中导航，然后可以使用其他关键字筛选器精简结果。
增强的灵活性 托管元数据功能便于术语库管理员（或其他有权更新托管元数据的用户）根据业务需求的变化来维护和改编元数据。您可以在术语库管理工具中方便地更新术语集，只要与该术语集关联的托管元数据列可用，新术语或更新的术语将自动可用。如果将多个术语合并为一个术语，则使用这些术语标记的内容将自动更新，以反映此更改。可以为单个术语指定多个同义词（或标签）。如果网站使用多种语言，则还可以为单个术语指定多语言标签。