跟着未名学Office

目录

第一章、Word之编辑篇. 1

第一节 页面布局... 1

第二节 格式编辑... 1

第三节 表、图、域... 5

第四节 审阅、保护... 7

第五节 *插入对像... 9

第二章、Word之排版篇. 10

第一节 节与内容版面... 10

第二节 结构化... 10

第三节 封面与目录... 12

第四节 *注解... 12

第五节 *交叉引用... 13

第六节 节与页眉页脚... 16

第三章、Word之轻松篇. 17

第一节 邮件合并... 17

第二节 文档部件... 19

第三节 ... 19

第四节 控件... 20

第五节 *主控文档与子文档... 20

第六节 其他... 20

 

未名

2016-6-12

鸣谢

EHhttp://club.excelhome.net/

秦大:http://www.zloffice.net/

 


第一章、Word之编辑篇

ü  双页书箱排版的第一步,在录入第一个文字之前设置。

ü 掌握Word纸张与视图的设置方法。

1.1.1 页面设置

要点:页边距、应用于、版式、文档网格

示例:书籍设置效果

了解:二种分栏方法栏后是否留白,另一个方法:无框表格。

1.1.2 视图

五种视图:页面、阅读、WEB大纲、草稿

clip_image002[4]

clip_image003[4]

好习惯:标尺、导航窗格、显示编辑标记

了解:稿纸模式-->空格

1.1.3 背景

²  背景:页面布局à页面颜色(2003格式,2013设计)。

²  文字水印:页面布局à水印(2003格式,2013设计)。

²  背景图片:单独一页:插入图片à衧于文字底下;

整个文档:在页眉页脚中插入图片,先设置为浮于文字上方,调整大小后再设置为衬于文字下方。

ü 掌握Word的快速编辑方法。

1.2.1 字体、段落

基本设置

//落的间距

段落缩进控制:快捷按钮/标尺:左缩进、首行缩进、右缩进,图文混排的精确控制。

*段落分页控制:孤行控制、段中不分页、段前分页、与下段同页。

试试:标题1样式设置为段前分页

*分散对齐、中文版式、英文断字

边框与底纹

空行、空格的解决办法:间距/缩进+TAB

1.2.2 样式

样式:一组格式特征(如字体名称、字号、颜色、段落对齐方式和间距、边框和底纹)

样式类型:字体样式、段落样式、列表样式、表格样式

内置样式与文档结构

样式创建:样式基准(本样式中无设置,但样式基准里有,则使用基准中设置)

制表位(此设置体现为在编号后还有多余的空)

样式的修改与更新方式:样式文字选中:全选(无数据)、自动更新:谨慎使用

clip_image005[4]

文档样式与模板样式

清除格式(可快速清除页眉脚线)、全部清除:样式窗口

*样式管理器、样式检查器

*样式快速迁移1、更改样式à样式集à另存为 [样式名称一致的自动转换]

样式管理器à导入/导出à关闭文件

2、开发工具à文档模板à选用与自动更新样式

区别:文档模板是以文档模板级别操作;

样式管理器是以样式模板级别操作。

**快速样式集(%AppData%MicrosoftQuickStyles)

**主题(颜色、字体、效果)字体框中“主题字体”

**整个样式的内容复制含下级的升/降级(不含下级呢?)

clip_image006[4]clip_image008[4]

²  制作自己的Word模板:包含页面设置、样式、页眉页脚、预制内容

1.2.3 制表符、表格与文字互换

制表符的作用:定位与对齐

制表符的种类:左中右、小数点、竖线

表格与文字互换:自动调整、文字分隔符

示例文件

1.2.4 选择、查找与替换

选择类似格式

选择对像、选择窗格

查找特殊格式、按格式查找

clip_image009[4]clip_image010[4]clip_image012[4] clip_image014[4] clip_image016[4] clip_image018[4]

 

clip_image019[4]clip_image021[4]

1 注意查找与替换中的特殊格式区别

通配符查找:*、?

正则表达式查找:()为表达式,[]为范围;

为第n个表达式,^&为查找的内容。

前提:勾选使用通配符。(特殊格式)

若要查找

类型

示例

任意单个字符

?

s?t 可查找“sat”和“set”。

任意字符串

*

s*d 可查找“sad”和“started”。

单词的开头

<

<(inter) 可查找“interesting”和“intercept”,但不可查找“splintered”。

单词的结尾

>

(in)> 可查找“in”和“within”,但不可查找“interesting”。

指定字符之一

[ ]

w[io]n 可查找“win”和“won”。

此范围内的任意单个字符

[-]

[r-t]ight 可查找“right”和“sight”。范围必须是升序

括号内的范围中的字符以外的任意单字符

[!x-z]

t[!a-m]ck 可查找“tock”和“tuck”,但不可查找“tack”或“tick”。

至少n 个前一字符或表达式

{n,}

fe{1,}d 可查找“fed”和“feed”。

n m 个前一字符或表达式

{n,m}

10{1,3} 可查找“10”、“100”和“1000”。

一个或一个以上的前一字符或表达式

@

lo@t 可查找“lot”和“loot”。相当于{1,}

1 正则表达式(官方URL)

制表符+正则表达式示例:ABCD

练习:1.2.4 练习.docx(要求:首行缩进、样式1~3

ü 掌握Word中表格制作技巧,了解图片工具与域代码。

1.3.1 表格技巧

示例文件

插入表格的六种方法

“选择表格”按钮

调整表格:标尺、指定宽度、平均分布、自动调整

超页边距表格的宽/高调整:标尺、WEB视图

*第七种方法:快速创建指定列宽表格方法+-/TAB

重复标题行

序号生成、排序

单元格拆分、表格拆分

*禁止跨页断行(是行不是表格,行高要取消,段落中分页控制,文字是否竖排)

*简单公式计算:fx

*快速访问工具栏→计算:输入并选中算式(不包括等号),单击计算,结果在粘贴板里。

*单行的列错位不对齐、错位后的对齐Alt

*从网页复制的表格边框为双线:表格属性—>表格选项—>单元格间距

*表格的文字环绕:定位:可将表格进行绝对定位

*表格样式

清除表格中格式:文本段落/样式的格式清除方法?

应用并清除格式

应用并保持格式

新建表格样式不建议修改,注意首列字母变大写

clip_image022[4]表格样式选项

Q:字母大小写切换快捷键、设置地方?

1.3.2 图片工具

示例文件

布局:位置、自动换行

锚:永远在段落首行

图片的调整:删除背景

对齐方式、内置样式、裁剪

更改图片

压缩图片or 另存为

源图片越高效果越好,一般来说docxdoc要小但不是绝对,推荐使用NXPowerLite Desktop

钳入型图片不能组合(图片与图片、图片与形状等,2003格式无此限制)

图片只显示半截:一般原因固定行距+嵌入型,解决办法:单倍行距+上下型环绕。

有时设置为浮于文字上方,图片不见了:在当前页面的页首找找。

图片全选:页面、文档(命令:选择多个对像)

图片版式:SmartArt的文字

1.3.3 剪贴画、形状、SmartArt

此三者与图片操作基本一致

剪贴画与图片的区别:不能删除背景和设置艺术效果。

形状:新建绘图画布:手绘画

形状样式与图片样式不能保存:格式刷、设置为默认样式[仅形状]

1.3.4

最常见的域:页码与目录

域代码修改:在域代码中使用公式。

域值更新:手动刷新(选中后F9Excel默认自动更新)

ü 掌握文档以审阅方式进行比较、修订的方法

示例文件

1.4.1 修订

进入审阅模式:点击“修订”

修订的接受/拒绝

原始状态/最终状态

1.4.2 批注与比较

批注

比较/合并:得到修订文档

clip_image024[4]

2 比较文档选项

1.4.3 显示与打印

修订的显示与打印:原始状态/最终状态

修订有三种显示方式:审阅窗格、批注框、嵌入式

批注的显示与打印:显示标记

clip_image026[4]

1.4.4 文件保护

标记为最终状态

打开密码

限制编辑:格式设置与类型编辑、灰色不可用

局部保护:使用Ctrl选中可编辑的区域,再允许限制编辑中的例外

clip_image028[4]

3 局部编辑

Ps:“标记为最终状态”后不可“限制编辑”,但先“限制编辑”设为只读后,可再标记为最终状态

第五节 *插入对像

clip_image030[4]clip_image032[4]

链接文件:勾选为链接对像,不勾选为嵌入对像。

嵌入后,与源文件无关;链接源文件更改后,可更新显示。

示例文件

1.5.1 嵌入对象

将变为 Word 文件或电子邮件消息的一部分,并在插入后,不能再连接到任何源文件。

1.5.2 链接对象

链接的数据存储在源文件。Word 文件或电子邮件 (目标文件) 只存储位置源文件,并显示链接的数据的表示形式。如果文件大小考虑,使用链接的对象。如果修改源文件,则可以更新链接对象。

 


 

第二章、Word之排版篇

ü 掌握文档版面的混排方法

示例文件

2.1.1 纸张混排

纵向与横向混排

分节符就是版面的分界点

2.1.2 页内混排

文字方向混排

分栏混排

2.1.3 文本框排版

文本框相当于在A4纸上贴的便利贴纸,不受外部影响与限制。

中英文对照手册:左边中文,右边英文,200页。

Ø  复制:Ctrl+Shift+拖动(保存为文档部件库后,更容易再次创建)

Ø  上下文本框关联:文本框的格式à创建链接(依次点源文本框、格式à创建链接、空白目标文本框)

ü  文档专业化0掌握文档的结构编辑与自动编号的方法

2.2.1 动态调整

基础为段落大纲级别

导航窗口:移动、升降级

2.2.2 灵动的标题编号

多级列表与样式绑定

正规形式编号

样式中的编号无层级

clip_image033[4]clip_image034[4]clip_image036[4]

clip_image038[4]

最省事多级列表

clip_image040[4]

定义新的列表样式:创建新的多级列表样式,还可设置字体与段落的格式。

定义新的多级列表:修改多级列表样式的编号样式

Q1:在已经排好版(无多级列表)的文档,添加多级列表应使用哪个功能?(缩进量建议全为0

A1:使用定义新的列表样式,定义后若无效果,把标题样式全选再点一次标题样式。

Q2:如何修改已有多级列表整体样式?clip_image042[4]

A2-2:定义新的多级列表

多级列表编号清理

2.2.1 混乱的多级列表.docx

1).       标题1~9的样式上右键:全选(无数据)

2).       多级列表:无

ü  文档专业化1

2.3.1 封面

插入封面:自带模板库、自己设计(黄金分割点)

2.3.2 目录

clip_image001[20]  目录级别三种来源:样式(仅此方式可以升/降级)、段落大纲级别

*目录域(选中文本再按Alt+Shift+O/域代码TC/文档结构中不显示)

clip_image001[21]  更新目录右键【更新域】

clip_image001[22]  修改目录如层级级别更改,选中全部目录内容,右键【编辑域】

ü  文档专业化2

2.4.1 题注

表格与图片的标题

生成题注目录

2.4.2 脚注

当前页面脚部注释

2.4.3 尾注

文档/节的尾部注释

脚注与尾注可互换

第五节 *交叉引用

ü  文档专业化3:论文与学术类必备

ü  一次定义重复使用,一次修改全部更新。

示例文件

clip_image044[4]

2.5.1 交叉引用

二个入口:插入选项卡à链接功能组

引用选项卡à题注功能组

2.5.2 书签

插入选项卡à链接功能组

定位、跳转(文档内的超链接)

书签命名限制:只能包含字母、阿拉伯数字和下划线(_),且必须以字母开头。

书签的引用方法:交叉引用

书签内容的更新:F9

clip_image046[4]

OLE_LINK

一般在复制-粘贴后会产生。

利用宏来批量删除,宏代码如下:

Sub RemoveOLE_marks()

    Dim J As Integer

    For J = ActiveDocument.Bookmarks.Count To 1 Step -1

        If UCase(Left(ActiveDocument.Bookmarks(J).Name, 8)) = "OLE_LINK" Then

            ActiveDocument.Bookmarks(J).Delete

        End If

    Next J

End Sub

2.5.3 引文与书目

Word写论文时,对参考文献的引用是件麻烦的事情,尤其文献较多、文献与引用经常变化时,使用手动编辑文献和引用更令人头痛不止。也有人使用Word尾注、插入题注等方法,但都有不同的缺陷。

Word 2007开始,增加了引文与书目功能,提供了12种文献引用样式,能很好的解决文献的编辑、管理、保存、共享,以及文献的引用与更新问题,是目前用Word解决文献与引用问题的最好方法。

书目是源/参考,国标样式:GB7714

clip_image048[4]

clip_image001[23]  通过“源管理器”中复制或新建后,点击“插入引文”。

clip_image001[24]  通过“书目”来创建参考源的书目。

2.5.4 索引

什么是索引?一般在长文档(如教材、专著、文集等)中,对出现在文档中的相关名词、概念、人物等关键内容进行标注,然后生成一个对该内容的目录,以便检索和查阅,这就是索引。

clip_image049[3]clip_image050[3]clip_image051[3]clip_image052[3]

主索引、次索引:很多时候名词间存在层级关系,如“公司”是一个较大的名词,“微软公司”、“联想公司”则是“公司”下的更具体名词。

产生索引目录:clip_image054[3]

2.5.5 引文目录

引文目录主要用于在法律类文档中创建参考内容列表,例如事例、法规和规章等。

引文目录和索引非常相似,但它可以对标记内容进行分类,而索引只能利用拼音或笔画进行排列。

clip_image056[3]

引文目录更新:方法1、右键à编辑域à引文目录

方法2、在引文目录的任意中点击,再“插入引文目录”,“确定”会提示是否替换,选择替换。

Q:更新引文目录都会将引文目录标题改为引文类别的分类名称,如事例。

A:修改类别名称,或者直接修改目录标题

 

ü  文档专业化4:书籍印刷规范

2.6.1 奇数页节

目录、章节的第一页在奇数页

2.6.2 首页不同

章节首页无页眉,只有页脚。

2.6.3 奇偶页不同

奇数页眉为书名,偶数页眉为章节名。

奇数页眉页脚在右侧,偶数页眉页脚在右侧。

2.6.4 页码

目录与正文的起始页数为1,总页数为各自的总页数。

页码格式:续前节、指定页码、编号格式

总页码公式:{={NUMPAGES * MERGEFORMAT}-4}      *选中,按Ctrl+F9

2.6.5 试卷模板

A3/横向/2.5/4.5/对称页边距/分栏

密封文:页眉,1、插入文本框;2、奇偶页不同,CV文本框。

页码规律:页脚,clip_image058[3]

示例文件

2.6.6 小册/分栏

装订线:栏宽

页眉书名与标题、页脚页码

示例文件


 

第三章、Word之轻松篇

ü  向导方式与手动指定

3.1.1 文档式

对账函/邀请函:类型:信函(在记录结尾插入分节符)

类型:目录(在记录结尾插入下一条记录)

规则:如果那么否则 OR 辅助列

目录模板:clip_image060[3]

目录效果:clip_image061[3]

3.1.2 电子邮件

工资:类型:电子邮件

clip_image063[3]

1 Outlook设置(或拔网线/或禁网卡)

clip_image065[3]

2 电子邮件合并发送

数据格式:{ ={ MERGEFIELD "合并域" } }

{ MERGEFIELD "合并域" # "#,##0.00" }

域的快捷键:F9(更新) /  Ctrl+F9(手动插入域代码结构)

Shift+F9(域代码) /  Alt+F9(所有域代码)

Ctrl+Shift+F9(将结果转为文本内容)

域中文本替换:特殊格式中“域”、“查找内容”

表格中快速选中域代码:Tab

3.1.3 图片引用

工作牌

索引卡片:7.62*12.7 / 1.27

图片表格行:5厘米

表格中插入:{INCLUDEPICTURE".\照片\柳岩.jpg"*MERGEFORMAT}

3.1.4 *标签

clip_image066[3]clip_image067[3]clip_image069[3]clip_image071[3]

1/2信函:一张A4纸打印二个标签

新建标签:见右图。

3.1.5 *合并规则

clip_image072[3]

 

书签,在合并时接受输入,勾选“询问一次”。

在合并时接受输入并显示,勾选“询问一次”。

先生/女士

数据源的记录号

合并后的记录号

隔行合并,2468…

符合条件的次行合并,不符合的全部合并。杨幂

书签可重复引用,书签可为常量,也可为域代码。

符合条件的记录,不合并。

If

IF Expression1 Operator Expression2 TrueText FalseText

 

3.1.6 *信息收集

邮件合并逆向

ü  跨文档重复、快捷使用

3.2.1 自动图文集

创建与使用(F3)

自动图文件集 = 构件基块管理器中的 库为自动图文件集 + 保存位置为Normal

3.2.2 构件基块管理器

创建与使用(F3)

保存位置:Building BlocksOffice安装目录中Document Parts2052 Building Blocks.dotx

Normal%Appdata%MicrosoftTemplatesNormal.dotx

可以快速创建内容与格式(页面内容快速、重复使用)

定义:操作的组合集

创建与使用

操作细节

宏方案项:文档之间的宏复制

ü  控件“属性”

3.4.1 规范录入

单选、复选、下拉列表、日期、图片

示例文件

*重复分区内容控件2013

第五节 *主控文档与子文档

ü  多人协作、互不影响

示例文件

3.5.1 创建与合并

大纲视图:不显示图片

新建子控文档:“创建”按钮

合并现有子控文档:“插入”按钮

/子文档分离:“取消链接”按钮

完稿:CV大法

3.6.1 文档

clip_image074[3]
老话:提笔前先构思

1xx大学本科生毕业论文(设计)格式规范.doc

2论文样式模板.dotx

3.6.2 CV大法注意事项

二种格式清除方法:

clip_image001[25]  无格式文本:适合仅文字内容,Ctrl+Alt+V

clip_image001[26]  清除格式:适合含图表的内容。

空格、段落、全半角

3.6.3 快捷操作

如何自定义快捷键?

加粗

Ctrl+B

文本居中对齐

Ctrl+E

倾斜

Ctrl+I

文本左对齐

Ctrl+L

下划线

Ctrl+U

文本右对齐

Ctrl+R

将字号减小1

Ctrl+[

撤消

Ctrl+Z

将字号增大1

Ctrl+]

恢复

Ctrl+Y

拆分文档窗口

Alt+Ctrl+S

撤消拆分文档窗口。

Alt+Ctrl+S

F4:重复执行上一个操作

显示格式:Shif+F1(也可以修改格式 / 自定久快速访问工具栏—>不在功能区的命令)

Shift+F3:英文大小写转换

Shift+鼠标左击:区域精确选中

Ctrl+鼠标左击:选中当前整句

Shift+Home/End:选择当前到文档始/未之间的内容。

Ctrl+Home/End:移动光标到文档始/未之间的位置。

F5:定位(页节行/书签/批脚尾注/表格图形域/对像公式标题)

字数统计:Ctrl+Shift+G clip_image075[3]

3.6.4 公式

clip_image077[3]

3.6.5 *图章签名行

解决是否可信,是否被再编辑。

3.6.6 随机文本生成、繁简互换

=Rand(段数[5],行数[3])         注意:数字太大了,Word不理会。

繁简互换:审阅选项卡

3.6.7 PDF文档

另存为PDF2007+

打开并编辑PDF2013+(PDF安全性/图片多容易转换失败)

3.6.8 校对与拼写语法

clip_image079[3]

3.6.9 清除所有超级链接

取消勾选:选项->校对->自动更正选项->键入时自动套用格式->Internet 及网络路径替换为超链接

清除现有的超级链接二种方法:

clip_image001[27]  粘贴为值,或记事本中转;

clip_image001[28]  全选,Ctrl+Shift+F9将域转为文本;

Tty725 说:
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