知识管理系统就是帮助企业实现隐性知识显性化，利用集体的智慧提高企业的应变和创新能力。
包括几个方面工作：知识建立；知识分类整理，索引；知识的发布和利用
目前形成过程和知识展示方式更加多样，论坛、博客、Wiki、个人门户、业务活动、内容管理系统、问答等等这些应用共同构成知识管理系统。要完成这样一个来源和创建方式多样，展示和管理形式纷呈的的知识管理的软件系统，有许多技术的挑战，例如一致，易用高效的访问控制、变化多端的索引方式等等。下图是笔者的一点浅见：
几个重要的原则：
1. 文档库只是单纯的文档存储，对多个文档的版本进行维护
2. 具体的展示和管理由构建在其上的应用来完成（例如博客、Wiki、论坛……）。
应用=索引方案+安全控制策略
3. 文档的索引建立是单层的，
4. 访问控制本身直接作用于资源（这里指文档）本身，而不是作用于应用和索引