前四章我们用无代码设计了一系列的表单视图，这些表单访问者可以通过单击它，以自动地打开不同的视图来完成报修过程的电子化，但是可能还是不太方便，因为使用者要去网站去点击这些文档库，那么我们就要设计一个工作流，这样的话系统可以在每一次状态变化的时候，就发电子邮件来提醒报修提交者、审批者、处理者。
首先，
１ 当有新文档进入文档库时（即文档库被更新时），并且当前处理状态为“未审批”时，我们要发一个邮件给经理，提醒经理已经有报修单，必须要处理。
２ 当前处理状态为“已审批时”，我们要发一个邮件给“处理者”，提醒处理者，必须要处理这个报修单，发一个邮件给“提交者”，说这个单子已经被批了。
３ 当前处理状态为“关闭”，时我们要发一个邮件给提交者，说这个单子，已经关闭了。
４ 当前处理状态为其它任何值时，我们要发一个邮件给提交者、经理，告之这个单子，进行到哪一步了。
其中最不好处理的是第４条，因为你处理的过程可能是千变万化，你怎么知道工作流处理到哪一层了呢？这就要使用到SharePoint辅助工作流了，辅助工作流，就是在主工作流的以外，再设一个相关的工作流，这个工作流用来就是对主工作流产生的一些数据进行处理，比如附加到主工作流的任务列表，或是其它的。
一、打开网站，然后ＳＰＤ，点击“网站操作”下的“在SharePoint Disgner中编辑”
二、如下图，点击“添加项目”，如下图我们把这个工作流，命名为：“提醒工作流”
三、设计工作流：
１ 首先我们设计第一个步骤，在第一个步骤中，我们设定好条件，如下图：
我们把这些用户，设置成经理的电子邮件，然后在“定义电子邮件”的对话框中，把邮件的内容设置成如下图的：
这个对话有丰富的插入变更你的功能，你可以随便地，插入超链或是项目中的任何字段的值，真是非常方便。
为了考虑到启动工作流时，在出错的情况下有可能报修条目的“当前处理状态”，不是未审批，那么就表示这个工作流可以有问题，于是我们就设置在这个不正确的状态下就停止工作流，如下图：
我们再把第一个步骤设置成“提醒经理”
２ 进入第二个步骤，在这个步骤，我们要等待，“当前处理状态”变成“已审批”，审批结束了会有２个结果“同意”或是“不同意”，这个在“审批”字段的值里可以体现，如下图：
同时，在第二步中，除了要给创建者发送电子邮件外，还要给处理者，发送提醒处理的电子邮件，格式我就不列出来了，结束后，第二个步骤应该是这个样子。
３ 第三步骤,就不多讲了，如下图设置，等待“当前处理状态”方关闭时，就把所有的工作流正常关闭就行了。
４ 设置工作流的基本参数， 点击面板的
，可以设置成如下图：
最后我们保存这个工作流，你会发现在表单的“提交”、“审批”、“结束”阶段，工作流会自动发出电子邮件来提醒使用者。 但是对于其它状态，我们还无能为力，那么就要用到我们下一章需要讲到的辅助工作流！