关于组内协作的会议

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作者联系方式：李先静 <xianjimli at hotmail dot com>

更新时间：2007-6-25

上周二我让组内的同事，把自己所负责应用程序的插件接口描述文档整理出来，在周五前发给我，结果等到这周一，才有一个同事发出，其他同事都还没有去整理。之前也有过类似的情况，请求协作的同事发出请求之后，很少有人主动的回应。我知道这并不是谁对谁错的问题，而是沟通和协作的机制或流程上的问题。到项目后期还有更多要求多人协作的任务，如果不能有效的处理，一定会浪费不少时间，怎么办呢？

为此，我召开了一个半小时的小组会议，主题是如何有效率的协作完成这类任务，同时让请求者和被请求者都比较轻松。我给大家一分钟时间思考(呵，太短了)，然后轮流提出自己的建议，也算是一种头脑风暴吧，效果不错，这里我总结一下大家的建议。

1. 把此类邮件设为重要标识，引起大家的注意。

2. 此类邮件要求阅读回执，让请求者确认被请求者收到。

3. 优先处理协作任务，因为这类任务可能会让其他人等待。

4. 如果被请求者不明白需求时，应该及时向请求者询问。

5. 如果涉及人少，可以发出邮件后，再进行面对面的确认。

6. 如果涉及人多，或者需求比较复杂，可以召开一个会议，给大家说明一下。

7. 邮件标题要写清楚，因为大家都很忙，没有时间去仔细读每封邮件的内容，一个好的标题可以省不少时间。

8. 对于可以串行的任务，可以按接力方式进行，在邮件中列出参加与人员名单，由第一个人开始，完成自己的任务后，往下传递，同时抄送请求者，让请求者知道当前状态。

以上建议都非常不错，可以根据具体情况采用，希望以后这类协作任务可以高效率的完成。

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