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Microsoft Office Outlook 提供了一个用于管理电子邮件、日程安排、任务、便笺等内容的集成解决方案。借助其强大的功能，可以极大提高我们的工作效率，但是备份 Outlook 中的资料却很麻烦。绝大多数情况下我们只有借助专门的 Outlook 备份工具来进行完整安全的备份操作，例如 Genie Outlook Backup (http://www.genie-soft.com/) 等，但是，这些工具虽好，却都需要花费昂贵的费用购买之后才能长期使用。实际上，作为一款优秀的日程管理软件，Outlook 本身就可以很好的实现备份。
手动备份OE文件
我们可以通过使用 Outlook “文件”菜单中的“导入和导出”进行手动备份。在使用该功能之前，你需要先利用“添加/删除程序”的方式，将Office 安装光盘中的该功能添加进 Outlook 中，因为 Office 的默认安装是没有安装该功能模块的。如图1所示。
安装完毕之后，依次点击菜单“文件”|“导入和导出”，在弹出的“导入和导出向导”窗口中选择要执行的操作为“导出到一个文件”；然后点击“下一步”按钮，选择要创建的文件类型为“个人文件夹文件（.pst）”；接着点击“下一步”按钮，弹出“导出个人文件夹”窗口。 Outlook 的默认设置是只导出“收件箱”，为了避免资料的遗漏，我们可以选中位于最上面的“个人文件夹”，并选中该窗口下方的选择框“包括子文件夹”，这样，就可以保存Outlook中的所有的资料了(如图2所示)。再次点击“下一步”按钮，将会看到如图3的窗口，当你点击“完成”按钮之后，如果是第一次运行“导入和导出”，将会弹出一个 “创建个人文件夹”窗口，在这里可以进行“导出”设置，例如导出的位置、名称、是否加密等等(如图4)。最后，点击“确定”，导出任务就顺利完成了。
恢复资料的过程就更方便了，只需要在“导入和导出”中选择“从另一程序或文件导入”，找到导出的扩展名为 pst 的个人文件夹就可以了(如图5所示)。
用微软插件备份文件
从上面的介绍可以看到，手动备份 Outlook 资料的方法很简单，但是步骤有点繁杂。微软为了解决这个矛盾，为我们提供了一个很好并且免费的Outlook 备份插件，叫做“Personal Folders Backup”，我们可以利用这个插件方便地备份资料。
首先，我们在微软的下载网站http://www.microsoft.com/downloads利用关键字“Personal Folders Backup”搜索一下，就可以找到该插件，然后下载并安装该插件。安装完毕之后，在Outlook 的“文件”菜单中就会多出一个新的“备份”菜单条。如图6所示，点击该菜单，弹出如图7所示的窗口；点击选项菜单，进入备份选项窗口(如图8所示)，在这个窗口中，我们可以设置备份周期，备份内容以及备份的位置。设置好完毕后，点击“确定”回到前一个窗口（即图7所示窗口），然后再点击“保存备份文件”。这样设置之后，当下次退出 Outlook 的时候，该插件就会自动备份 Outlook 中的资料了。
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图1 添加“导入和导出”功能
图2 选择要导出的文件夹
图3 导出个人文件夹
图4 第一次导出时进行相关设置
图5 从备份中恢复资料
图6 新的“备份”菜单
图7 个人文件夹备份
图8 备份选项设置 | 
