开发一个软件，我们要有合理的时间进度，开发人员要少而精，概念完整性必须考虑在
内，要尽量做到尽早交流和持续沟通。同时，文档形成了关键的枢纽，每个项目管理的工作都围绕着它们运转，它们是经理们的主要个人工具。对于计算机硬件开发项目，关键文档是目标、手册、进度、预算、组织机构图、空间分配、以及机器本身的报价、预测和价格；对于大学科系，关键文档类似：目标、课程描述、学位要求、研究报告、课程表和课程的安排、预算、教室分配、教师和研究生助手的分配；对于软件项目，要求是相同的：目标、用户手册、内部文档、进度、预算、组织机构图和工作空间分配。即使是一个小型项目，我们都会要求书写相关文档，对每个关键文档的维护提供了状态监督和预警机制并且本身就可以作为检查列表或者数据库。
良好的工作手册和组织架构可以开发出更加符合用户的需求。手册、或者书面规格说明，是一个非常必要的工具，尽管光有文档是不够的。手册是产品的外部规格说明，它描述和规定了用户所见的每一个细节；同样的，它也是结构师主要的工作产物。形式化定义是精确的，它们倾向于更加完整；差异得更加明显，可以更快地完成。但是形式化定义的缺点是不易理解。记叙性文字则可以显示结构性的原则，描述阶段上或层次上的结构，以及提供例子。
它可以很容易地表达异常和强调对比的关系，最重要的是，它可以解释原因。在表达的精确和简明性上，目前所提出的形式化定义，具有了令人惊异的效果，增强了我们进行准确表达的信心。