企业商务差旅信息化管理与移动App

背景

      某航空公司需要到北京某服务提供商公司学习交流，为了节省出行成本让出差员工乘坐公司运营航线，去程路途较远。需要在先乘飞机到天津机场，转地铁后，再乘动车到北京。回程时发生 后补机票失败，导致出行人员无法返回公司。不得不在天津多住宿一晚。4个工作日出差只有3个小时办正事，其它时间浪费在路上与其它地方了。出差效率在哪儿？ 员工的人工成本如何计算？ 总体出行成本是否超支？ 员工一天创造的价值+人工成本的总价还不能超过单程机票的价值？我们不能不质疑这个公司的管理过程。没有计划，缺乏时间管理，缺乏风险管理，不把员工的时间当回事儿，整体的工作效率低下，公司核心竞争力在哪儿？

效率

     工作效率高低不仅体现了企业的管理水平，还能看出企业的员工素质，更能说明企业在当今市场上的竞争力，因此很多经理人、很多企业也都在为提高工作效率绞尽脑汁。 提高工作效率可以增加二者利益。即有利于单位的劳动生产率和经济效益的提高，增加活力；有利于工作人员个人实现多劳多得，增加收入。提高工作效率以后，可以克服机构臃肿，人浮于事，浪费时间的现象。提高工作效率之后，在优化劳动组合中，具有更大的竞争优势。

我们还可参考 Planning A Business Trip: Ten Things To Think Of Before You Go

方案

在国外，已有相关 移动App

1.Google Keeper是Google推出的面向繁忙的高级经理人的Android笔记应用，支持便签、任务管理和TTS语音转文本记录，界面非常简洁，用户可以更多专注于需要记录的内容和想法。

2. 爱普生iProjection iProjection可以与Epson PowerLite 1776W等Epson移动商务便携投影机配合使用，是经常需要用移动设备为客户演示幻灯片的商务人士的必备利器。程序的使用非常简单，在iOS或Android手机中启动程序，选择投影机和Wi-Fi网络。iProjection应用免费，但是需要与Epson的支持Wi-Fi网络的投影机配合使用。

3. Certify Mobile是一款强大易用的差旅费记账软件，使用非常简单，用手机对着收据或者发票拍照，程序会自动将图像转化成数字，并按张项目名目归类统计。方便用户随时掌握消费支出是否超出了报销额度规定。（例如酒店、餐饮或者租车费用）另外一个备选的应用是iPhone上的Abukai Expense Reporting；此外集体出行，需要分账记录的差旅或者旅行者建议选择Receipt Ninja

4. 国外著名在线旅游预订网站Princeline.com推出的Hotel Tonight对于经常出差的高级管理者非常有用。主要面向高档国际酒店的房间预订（目前已经收录了90个城市的超过2000家酒店

5. 如果你经常去国外出差或旅行，那么SayHi翻译绝对是你不可错过的好帮手。SayHi可以把你的话翻译成40多种语言，支持中文普通话、法语、德语、阿拉伯语和挪威语。更重要的是，这款应用的定价只有0.99美元，物超所值。

在国内，我们来看看现代商务出差移动应用需求。 随时随地订票、订酒店、申请及审批。通过优秀的管理模块、便捷的web端和移动端应用，帮助企业客户控制差旅成本、大幅度提高差旅管理效率。相对于传统差旅管理流程，企业使用在线可提升约60%的管理效率，并节约20%-50%的总体差旅成本。

国内航空行业移动App市场

以航班管家、航旅纵横为代表的航程服务第三方应用向来比较受用户的欢迎，这种市场化运作的产物相比航司官方产品使用起来更具有个性化。作为第一家进入航空领域的第三方应用航班管家，主打航班延误、手机值机、机票查询和预定、精品酒店服务，其中机票预定功能尤为突出，截止目前航班管家已经接入无代理商中间红利环节的直销票，覆盖的航空公司达13家，航班管家积累了大规模的航空常旅客用户，日活跃用户接近400万。也让航班管家成为了国内增长最快的机票入口，目前已有海航注资航班管家。运营方面航班管家也有值得称赞之处，它可向用户提供非常详细的机场信息，应用可迅速定位并查找到用户所在城市的机场，并精准到航站楼。在机场界面上用户可以查询各类信息，包括机场运行状况，天气，交通和内部设施等。中航信的业务包括航空信息技术服务、结算及清算服务、分销信息技术服务、机场信息技术服务、航空货运物流信息技术服务、旅游产品分销服务等一揽子业务，是民航业务生产链条的重要组成部分，航旅纵横则是其发展历史上第一款面向大众服务的产品。在航班晚点成常态化的今天，人们对一款可及时通报航班信息的应用需求是巨大的，无疑航旅纵横把握了这一市场需求痛点。

差旅管理

全流程电子化，更透明，更合规

电子化更透明，管理更合规，以先进理念结合电子化流程彻底告别手工录入。以先进理念结合电子化流程，彻底告别手工录入，从审批、预订、支付到报销，所有环节线上完成，加速报销时效，降低工作量的同时大幅减少差错可能，为财务工作全面减压。提供电子化报销管理、在线填写、在线审批、订单支付记录自动导入、报销单据自动生成等服务，省去繁锁的手工填写环节，让报销过程更快捷更轻松。

出差员工安全定位追踪服务

快速定位出差员工的地理位置，让企业随时随地了解员工差旅动向，及时联系需要帮助的员工，以便在目的地突发事件或灾害发生时第一时间启动关怀预案

出差审批模块

告别传统的纸质审批流程，以电子化的审批帮助企业提高审批时效，具备以下功能：

• 多级审批： 可根据企业特定要求事先导入多级审批流。
• 成本中心自由选择：支持跨部门，跨项目选择成本中心。
• 审批方式灵活：支持邮件审批/短信审批/线上审批三种方式。
• 代理审批：领导在出差或休假期间可以授权他人进行审批，可根据不同事项分别设定代理人及代理时效。

预订模块

与国内GDS巨头中航信在机票、酒店、系统方面开展全面战略合作，同时整合行内既有资源，具有以下优势：

• 多渠道机酒资源，真正价格优势。
• 直联航信数据库，信息准确且透明。
• 整合机酒订单，实现行程管理。

报销模块

电子化的报销处理流程帮助企业提高报销效率，具备以下功能：

• 预订、支付数据匹配：预订和商务卡数据可关联导入报销系统，免去手工输入。
• 因公因私消费拆分：可以按需求拆分支付数据，便于报销。
• 政策提醒：若违反报销政策，系统会有相关提示。
• 出差补助自动导入：根据公司需求事先设置，员工提交报销时自动导入。
• 财务处理： 系统中审核或复核员工提交的差旅报销单，轻松识别违反差旅政策的差旅行为，系统中自动生成记账或代发文件，并可下载后导入财务系统。
• 报销提醒：企业可自定义报销周期来定时提醒报销人、审批人和财务审核人员进行相关操作。

数据服务

明晰的数据，详尽的分析，整合的数据服务助力企业节约差旅成本，有效管理。

• 可将预订数据、支付数据、报销数据、差旅行为数据等整合，并提供数据报表。
• 标准数据报表，及个性化需求特别定制报表，满足企业各项报表需求。
• 透过各项数据报表，分析企业差旅行为，提供更有价值的管理建议。
• 多维度整合报告，更加透明，更加全面，有效节约成本，提高管理效率。

在成本控制方面，企业可以在线制定差旅标准和政策，通过严格执行授权审批制度，杜绝出行员工的超支浪费行为；通过平台，用户还能享受商旅独有的酒店和机票尊享价格。从服务形式来看， App、PC、微信、电话等多渠道预订机票、酒店、用车等服务，随时随地规划差旅行程；App上轻松完成选座、退改签，方便快捷。平台还为企业提供全面实时的在线分析报告，方便负责人了解公司及各部门的差旅消费情况。

与财务相关流程

 

 

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作者：Petter Liu
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