现代知识工作者每天接触到非常大量的杂事，逐渐地，大家养成列清单的习惯来管理这么多事，电脑出现后，这些清单便电脑化，一开始电脑化，清单变得更加整齐好看，也容易列印，但是好看，不代表好用，在日里万机，处处战场的现代职场，要如何管理大量事项又能好整以暇呢？
今天这篇文章就是要介绍一个广受欢迎的待办清单软体Omnifocus，希望能够帮助大家管理好工作及生活的大小事情还游刃有余。Omnifocus从一
个苹果电脑上的软体开始，后来发展出iPhone及iPad不同的版本，这四五年间(我第一篇文章是在2008年写的)不断地改版，求精求善求全。可以说
是目前执行GTD系统（David
Allen所发展的时间管理方法）的软体中发展最成熟的。明年初，发行Omnifocus的Omnigroup公司也宣布要发行2.0版本的
Omnifocus的将公布新介面及新功能，相信届时会引起一波时间管理的热潮。
为什么Omnifocus这么火呢？
因为待办事项还真是不好管，每天脑中念头千头万绪，可以先放进Omnifocus收件匣之中并加工成行动。而这些行动提示数量很大，首先，有些先放 进不同任务的资料夹内，一部分是任务资料，一些是任务下一步行动；其次，把行动则加上场合的概念，决定应该怎么做；第三，选择这件行动应该被完成的日期， 订定截止日；最后，每天选出要完成的青蛙（当天最重要的一个或几个行动），奋力完成。这些琐碎复杂的动作，都应该有优秀的理论及趁手的工具协助我们完成， 我理论用的是GTD，工具采用的就是Omnifocus。
既然是我的想法及工具，我也想帮Omnifocus上管理的「行动」的做出定义，在我看来，「行动」像一条像是简讯的行动提示讯息（10─30字之 间最多），由杂事加工而成，帮助我们完成单一行动或把任务像前推进。数量多时，按照场合、任务、截止日分类，需要定期检视，使其成为一个可信度高的行动提 示系统。
Omnifocus帮助我们把心中悬念，转化成行动或是任务支援资料，从想法，变成完整的行动提示系统，用多种方式检视，并同步到手持工具，让我们 掌握资讯于指尖之上。接下来，进入正题，就让我们就行动清单（依照场合分类）、任务清单（依照不同任务分类）及依照截止日分类三个角度来看看 Omnifocus上的这个行动提示系统吧。
1 一目了然的行动清单
我的朋友 @5S生活 11月1日到英国伦敦上David Allen的课程，回来后在深圳的沙龙做了一次分享，还发了投影片和新浪微博好友们分享（下载连结：http://t.cn/zj9d42r，需有新浪微 博帐号），当我浏览这个制作精美的投影片时，对一张火车时刻表（上图）很感兴趣，便请教一下她，5S生活也解答了我的疑问。
....这是伦敦的St. Pancras火车站的时刻表。如果注意看，会发现只有前20分钟左右的火车是定了会停在哪个站台的，等车的人在外面等，时间到了再进去。...就像是行动清单，先把要做的事情都列出来，决定具体什么时候做，严谨间还保持着一定的灵活性....
「严谨间还保持着一定的灵活性」这段话讲得真好，”下一步行动”是David Allen理论精华所在，但是因为和外界环境的连动最强，行动的数量很大，变动快速，也最不好管理。因此能做到「严谨间还保持着一定的灵活性」的话，才能 因应复杂的状况。这也是为折么，David Allen建议要依照「场合」（英文是context）分类，把数量大的行动，变成几个较小的清单，这样除了做事情批次处理，节省时间，也可以快速变换行 动的场合，灵活弹性。
上图就是我在Omnifocus中的几个清单（电脑、电子邮件、外出、电话），看起来有点像是St.
Pancras火车站的时刻表，所有同类的行动（例如拿起电话清单，打电话时连续打，就可以省下许多时间）经过整理，分类列出，除了摆放清楚，又能激发行
动时灵感，例如可以把想到要打的电话或者可以合并两三件行动成为一个动作，或者随手写下临时想到同样场合行动。就算是有上百件行动，依然觉得井井有条。
建立行动清单是GTD的第一步，能够管理好行动清单，才能管理任务清单、年度目标等较高的高度。
这几年下来，我设定的场合一向很稳定（见上图），数量不多但是快速有效。只要这几个清单，就能够把手上所有的行动分类清楚（有个原因是我任务清单管理得还
不错，所以行动可以少一点，下一部分会详述任务清单），这几个清单中放入了数十个需要关注的行动，对要做的事情就能有通盘的视野。
2 资讯图表般的任务清单
上周发表了自己绘制的GTD Workflow Map，老婆以前的家教学生Gary来Facebook，本来想他从来没见过GTD应该看起来很吃力，他说「不会呀，我还挺喜欢infographics（视觉资讯图表）的...」
Gary大学读的是设计，有了他的鼓励真是非常开心，我也发现如果资讯的整理时若能由深刻思考的结构，并有好的视觉效果，阅读资讯时的效果能够结合左脑的逻辑及右脑的美感，这样的效果更加良好。
在思考规划任务清单时，就
是以GTD的六个高度来做为结构，把任务放入不同高度的层级，一方面减少检视时的任务数量，二方面让任务有由近到远的距离感，第三，整体检视时，可以发挥
综效（synergy），我们的想法、可采取的行动、外界的环境、可动用的资源都整合到任务清单及行动清单中，发挥1＋1〉3的功能。
在Omnifocus中，设定任务清单是件重要的事情，我也利用六个高度的方式，最下面是任务清单（一个依照日期，一个照任务性质），接下来是角色责任，
更上是年度目标、长期目标、价值观及宗旨。在不同高度等级，有不同的任务放入，由近而远的方式，让检视起任务时，很有乐趣。
有句话叫做「小步快走」，虽然我们期待能够完成大目标，但是仍然要从小小的累积开始，采取一个行动，思考两个任务相互的关系，决定一个卡住的事情的 下一步行动等，成功不是一蹴可就的事情，常常问自己「下一步行动是什么？」，这样的习惯及态度，让自我管理的能力一般逐渐地滚大。
在Facebook看到致君说「试着找出适合自己的组织任务清单，目前瓶颈还是卡在这。」，事实上管好任务清单并不简单，刚进社会的年轻人，要先学 会做事情，了解一件事情是如何被完成的，逐渐能够重复创造成功，变成一个系统，接着要能够解决各种不同的专案（也就是任务），这时候管理任务清单才能管理 的好。
有几个管理Omnifocus任务清单的注意事项如下
a. 一个任务清单即可：就像是书的索引一样，不需连结复杂的行动，每周检视找出每个任务下一步行动即可。
b. 任务是需要支援资料的（Project Support），可以建立文件档案（纸）或数位清单。数位清单可以放在Omnifocus，纸类文件建议建立一个小型资料库，相信我，这样事情是可以被完成地更有效率。
c.没有完美的工具，任何方法不可能即时追踪所有主及次任务，因此不用太强求。做不好事情，有时候是工具的问题，有时候是自己工作能力、人脉的问题，我们总是得在设备不齐全的时候就出海，面临挑战，就勇敢去做吧，人生就是不停地战斗。
d. 对于有些不能被分类到任务的行动，我在Omnifocus设了一个单项行动清单，放到里面即可。
Omnifocus是我目前看到管理任务清单最成熟的工具之一，虽然不容易上手，但是学成以后却是威力无穷，对于被证实有用有效的复杂系统，花再多时间都是值得的，这几年使用Omnifocus真的有这种感觉呢。
3 依照日期排序的待办事项
当我们行动标上了场合的标签，也分类到不同的任务，接下来的问题就是「我们今天要做什么？」
为了让Omnifocus帮助回答这个问题，必须要帮行动标上第三个分类，就是时间。其实帮行动标上日期这件事情，Omnifocus还可以做得更 好。因为一开始的概念在于任务清单和行动的连结上面，但随着管理清单的能力增加，慢慢也增加了如「Forecast」等按照日期分类的管理介面，让大家可 以管理好未来几天的日期。
有人会问为什么在Omnifocus找不到设定日期的地方，其实我也摸索了很久，因为完全没有快捷键。以下是我找出的两个方法
第一个方式是，在选择单一行动的时候，按下「检查器」，在「动作」的分页，设定「截止」，这样就可以了（每一个行动都要这样设定的话，就很麻烦，因此第二个方法比较好）。
第二个方式比较快，在「显示」下面的「栏」，把「截止日期」打勾（每个检视页面都要喔），这样子，就可以在行动的栏位中，直接输入日期。
虽然不是很亲民，但是还算是可以接受的方式，David
Allen的原始设定是完全不用设定日期的，但是我想那是在纸质清单的世界。会导致清单太长，觉得还是设定DUE(截止日期)的方式，让清单缩短，比较合适。
利用场合、任务、日期代表任务的三个轴向，可以帮助我在检视各种清单时，都不会超过一页。把人生看得太过简单，也处理不好复杂的状况，把人生看得太过复杂，管理时间管理系统的时间反而超过省下的时间。应该在简单及复杂之间取得平衡才是最好的选择。
借着一个个GTD行动，关上「open loop」漏洞
就介绍一个英文字「open loop」作为这篇文章的最后吧，这是GTD书中，非常有趣的术语，有几个解释
a. Anything that does not belong where it is, the way it is, is an "open loop" pulling on your attention
任何没有放在他们应该在的地方的杂事，就是一个「open loop」，会拉走我们的注意力。
b. every open loop must be in your collection system and out of your head
每一个「open loop」应该在你的收集系统（我们用Omnifocus）内，不应该在脑袋里。
c. I love closing open loop holes with small wins on GTD .
我喜欢用GTD的行动，关上生活及工作中的「open loop」破洞，赢得一个个小小胜利。
看着 @5s生活的投影片，最后有个漏水的水桶，她说这是David Allen课堂上的投影片，意思是说「人的脑袋只能记住四件事情，超过的事情就应该放在我们的系统之中，不然就会向水桶漏水，到处湿答答一片。」
我把「open loop」和漏水的水桶放在一起，发现Omnifocus可以帮助我们堵上这个「open loop」(或说是漏水水桶)的漏洞。
首先，Omnifocus有很棒的收件匣设计，可以在随身的iPhone或者是电脑上，不停捕捉我们的「open loop」。
接着，加工后的杂事，可以在Omnifocus加上标签，并可以就不同场合、任务或者执行日期，加上合适的标签，让这些行动或资讯「各就各位」。
第三步，这些放在Omnifocus不同标签中的行动(前面提到数量不小)，可以借着每周检视，由场合、任务、时间角度检视，并可以综效思考，哪些任务可以用一个行动就同时推进？哪些行动可以省略不做节省时间？需要增加哪些任务或行动来达成我们想要做的事情。
第四步，好战略离不开好战术，找出Omnifocus每天要吃的青蛙，不断努力，打好每天的战斗。
这篇文章就要结束了，Omnifocus是个很棒的程式，帮助整合行动清单、任务清单及每周检视的工作，欢迎大家相互切磋研究这个好产品吧。