时间管理(二):时间管理的六项基本原则

  时间管理的六项基本原则:

  1)明确目标

  2)有计划、有组织地进行工作

  3)分清工作的轻重缓急

  4)合理地分配时间

  5)与别人的时间取得协作

  6)制定规则、遵守规律

【原则一】明确目标——目标刺激我们奋勇向上

  在人生的旅途上,没有目标就好像走在黑漆漆的路上,不知往何处去。虽说目标能够刺激我们奋勇向上,但是对许多人来说,拟定目标实在不是一件容易的事,原因是我们每天单是忙在日常工作上就已透不过气,还哪来时间好好想想自己的将来。但这正是问题的症结,就是因为没有目标,每天才弄得没头没脑、蓬头垢面,这只是一个恶性循环罢了!

  有目标才能有结果,目标能够激发我们的潜能。我们在选择或制定目标时应考虑两个方面:一是目标要符合自己的价值观,二是要了解自己目前的状况。请记住:成功完全是一种个人现象,只有你所完成的事情和你的价值观相符,你才会觉得成功。

如何制定目标

  一个目标应该具备以下五个特征才可以说是完整的:具体的(specific), 可衡量的(measurable),可达到的(attainable),相关的(relevant),和基于时间的(time-based)

  1)具体的:有人说“我将来要做一个伟大的人”。这就是一个不具体的目标。目标一定要是具体的,比如你想把英文学好,那么你就订一个目标:每天一定要背十个单词、一篇文章。

  2)可衡量的:任何一个目标都应有可衡量目标完成情况的标准。你的目标都应有可以来衡量目标完成情况的标准。你的目标越明确,就能提供给你越多的指引。

  3)可达到的:不能达到的目标只能说是幻想、白日梦,太轻易达到的目标又没有挑战性。

  4)相关的:目标的制定应考虑和自己的生活、工作有一定的相关性。

  5)基于时间的:任何一个目标的设定都应该考虑时间的限定。目标应该很明确了,只是不知是在一年内完成,还是十年后才完成?

【原则二】有计划、有组织地进行工作

  所谓有计划、有组织地进行工作,就是把目标正确地分解成工作计划,通过采取适当的步骤和方法,最终达成有效的结果。通常会体现在以下五个方面:

  1)将有联系的工作进行分类整理。

  2)将整理好有各类事务按流程或轻重缓急加以排列。

  3)按排列顺序进行处理。

  4)为制定上述方案需要安排一个考虑的时间。

  5)由于工作能够有计划地进行,自然也就能够看到这些工作,应该按什么次序进行,各哪些是可以同时进行的工作。

究竟怎么做计划呢?

  大致的步骤如下:

  1)确立目标;

  2)探寻完成目标的各种途径;

  3)选定最佳的完成方式;

  4)将最佳途径转化成月/周/日的工作事项;

  5)编排月/周/日的工作次序并加以执行;

  6)定期检查目标的现实性以及完成目标的最佳途径的可行性。

  目标如何制订,我们已在前面的内容进行了说明;至于如何制订并检查计划,我们会在后面的章节中详细地阐述。有了计划,就必须有行动。行动是一件了不起的事,我们请大家记住:

  1)切实实行你的计划和创意,以便发挥它的价值,不管主意有多好,除非真正身体力行,否则永远没有收获。

  2)实行时心理要平静,估计困难、做好准备、及时调整。

【原则三】分清工作的轻重缓急

  我们既然是以目标的实现为导向,那么在一系列以实现目标为依据的待办事项中,到底哪些应该先着手处理,哪些可以拖后处理,哪些甚至不予处理?一般认为是按照事情的紧急程序来判断。可是在多数情况下,愈是重要的事偏偏不紧迫。如果我们按事情的“缓急程序”办事的话,不但使重要的事情的遥遥无期,而且经常使自己处于危机或紧急状态之下,最大的恶果是原本重要又紧急的事。因此,我们认为:处理事情优先次序的判断依据是事情的“重要程序”。所谓“重要程序”,即指对实现目标的贡献大小。但我们也不应全面否定按事情“缓急程序”办事的习惯,只是需要强调的是,在考虑行事的先后顺序时,应先考虑事情的“轻重”,再考虑事情的“缓急”。

  我们常用四象限图为处理“急事”和“要事”的关系。第一象限:重要又急迫的事;第二象限:重要但不紧急的事;第三象限:紧急但不重要的事;第四象限:不紧急也不重要的事。要注意分辨第一象限和第三象限的区别,两者很容易弄混。

【原则四】合理地安排时间

  80/20原理对我们的一个重要启示便是:避免将时间花在琐碎的多数问题上,因为就算你花了80%的时间,你也只能取得20%的成效。所以,你应该将时间花于重要的少数问题上,因为掌握了这些重要的少数问题,你只需要花20%的时间,即可取得80%的成效。

  掌握重点可以让你的工作计划不致偏差。一旦一项工作计划成为危机时,犯错的几率就会增加。我们很容易陷在日常琐碎的事情处理中;但是有效进行时间管理的人,问题确保最关键的20%的活动具有最高的优先级。

【原则五】与别人的时间取得协作

  认清并适应组织的节奏性与周期性是成功的要素。当我们需要到某一部门去参观学习,需要提前与该部门人员进行预约,双方共同达成一个有关时间、地点、人员安排等等的约定。我们应该提前做好计划与安排,与他人的时间取得协作,少一份慌乱,多一份从容。

【原则六】制定规则、遵守纪律

  主要体现在以下三个方面:

  1)在进行工作的时候,一定要念念不忘这个工作应于何时截止。

  2)即使外部没有规定截止的日期,自己也要树立一个何时完成的目标。

  3)由于不得已原因而不能按期完成时,一定要提前和相关部门取得联系,将影响缩小在最小范围内。

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