SharePoint Server 2010 中的基本任务

SharePoint Foundation 和 SharePoint Server 概述

SharePoint Foundation 2010 是一项用于 SharePoint 网站的基础技术，它可以免费获取，在早期版本中称为 Windows SharePoint Services。SharePoint Server 2010 依靠 SharePoint Foundation 技术为列表和库、网站管理及网站自定义提供熟悉的一致框架。SharePoint Foundation 中所提供的任何功能也都可以在 SharePoint Server 2010 中使用。    

不过，SharePoint Server 2010 通过提供附加特性和功能扩展了 SharePoint Foundation。例如，SharePoint Server 和 SharePoint Foundation 都包含可供与同事协作创建工作组网站、博客和会议工作区的网站模板。但 SharePoint Server 包括增强的社会化计算功能，如可帮助组织中的人员发现、组织、导航并与同事共享信息的标记和新闻源。同样，SharePoint Server 也增强了 SharePoint Foundation 的搜索技术，包括对大型组织中的员工十分有用的功能，如在 SAP、Siebel 及其他业务应用程序中搜索业务数据的功能。  

SharePoint Foundation 和 SharePoint Server 都设计为与其他程序、服务器和技术（包括 Microsoft Office system 中的程序和技术）有效地协同工作。例如，您可以在 SharePoint Workspace 中脱机获取网站、列表或库；在网络连接断开期间处理网站内容，然后在重新连接后自动同步所做的更改。您可以在熟悉的 Microsoft Office 程序中执行许多 SharePoint 任务。例如，可以在 Microsoft Word 中启动或参与一个用来审批费用报表的工作流。

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SharePoint Server 的功能

SharePoint Server 2010 的功能主要集中于六个区域。本文简要地介绍了其中每个功能，随后列出了指向相关文章的链接，以便您可以了解更多信息。  

协作和社会化计算

SharePoint Server 2010 通过促进从浏览器或熟悉的应用程序（如 Microsoft Word）中轻松进行创作，扩展了 SharePoint Foundation 的协作功能，从而帮助用户将资源与标记和评级相关联，并帮助用户通过新闻源和人员搜索更快速地找到答案。  

“我的网站”是您可以利用这些功能的主要位置之一，它是您自己的 SharePoint 网站，可供您共享文档、链接以及您在联机配置文件中的个人信息。此外，您还可以创建有关感兴趣主题的博客或搜索工作中所需的信息。

您可以决定要在“我的网站”上共享哪些信息，而哪些信息需要保密。然后，可以对指向信息的链接进行标记，并可以查找其他人员在其新闻源上标记或共享的信息。若要详细了解如何管理“我的网站”上的信息，请参阅管理通过“我的网站”和配置文件共享的信息。

此外，SharePoint Server 2010 还支持从任意位置进行参与，无论用户是联机还是脱机，都可以为其提供丰富的 SharePoint Workspace 体验，并且用户在外出期间也可以自由地进行协作。  

企业内容管理

Microsoft 提供的企业内容管理 (ECM) 可帮助组织克服由大量非托管内容带来的难题。SharePoint Server 2010 是 Microsoft ECM 解决方案的核心部分，它通过与 Microsoft Office System 等熟悉的工具进行集成，使组织中的每一位员工都能进行内容管理。从创建到编辑和协作，再到过期，Microsoft ECM 解决方案可以在一个统一平台上管理内容的整个生命周期。    

SharePoint Server 2010 通过提供多组不同的功能来帮助组织管理内容的整个生命周期，通过这些功能，组织能够实现下列目标：  

• 管理各种各样的内容    SharePoint Server 2010 中的文档管理功能可帮助组织将多个位置中的各种内容合并到一个集中管理、统一分类的存储库中。新的文档集功能使您的组织可以创建和管理跨多个文档的工作产品。集成的搜索功能可以帮助用户查找、共享和使用这些信息。元数据管理功能（如新的“术语库”功能）可帮助组织集中管理多个网站中的元数据。元数据是关于数据的信息，用于帮助识别、构造、发现和管理信息。对元数据驱动的导航的新支持以及在文档中嵌入元数据字段的功能提高了信息搜索和发现能力。还可以防止对内容进行未经授权的访问。工作流等协作工具可以帮助用户更好地协作，以一种结构化的方式创建、审阅和审批文档。   
• 满足遵从性要求和法规要求    SharePoint Server 2010 中集成的记录管理功能使组织能够存储和保护处于正在进行的记录附近或位于锁定的中央存储库中的业务记录。组织可向记录应用过期策略，确保将记录保留适当的一段时间，以遵守法规或公司的业务策略，从而降低组织遇到的法律风险。审计追踪为内部和外部审计员提供了证据，证明已经适当地保留了记录。可以将法律调查取证中的特定记录保留下来，以防毁坏记录。   
• 高效地管理多个网站    SharePoint Server 2010 中的 Web 内容管理功能使用户能够通过简单易用的内容创作工具和内置的审批流程来发布 Web 内容。员工可以及时将内容（包括图像、音频和视频）上载到网站，而无需 IT 人员的大力支持。对富媒体的新支持包括具有丰富视图和选取器的新资产库；对作为 SharePoint 内容类型的视频的支持；流式视频基础架构以及可变换外观的 Silverlight 媒体播放器。母版页和页面布局形式的模板使组织可以向页面应用统一的品牌宣传。内置 Web 分析功能为流量、搜索和库存分析报表提供了支持。此外，SharePoint Server 2010 还提供了用于 Intranet、Extranet 和 Internet 网站以及多语言网站的单一部署和管理基础架构。       

企业搜索

SharePoint Server 2010 提供了一种强大的搜索基础架构来作为企业内容管理和协作等其他企业生产率功能的补充，可帮助用户更快速地得到答案并可扩大知识和专业技术的影响。  

搜索考虑了个人上下文，并通过使用交互式导航引导您找到所需信息来帮助您细化搜索。SharePoint Server 将搜索范围扩展到多个内容源和多种内容类型，以连接企业中的所有信息，包括 SAP、Siebel 或自定义数据库等企业应用程序，并使这些信息可供用户在需要时使用。  

商务智能

商务智能是一套用来获取存储在组织系统中的信息的方法、技术和流程，通过将这些信息送到最需要它们的用户手中使其可操作，使这些用户可以做出明智决策。作为 Microsoft 商务智能平台的一个重要部分，SharePoint Server 2010 可帮助将商务智能功能扩展到组织内的每个人，使每个人都能够访问适当的数据，从而做出正确的决策。  

您的组织可能会以各种形式来存储数据，例如，数据库、电子邮件和电子表格文件等。SharePoint Server 2010 可帮助您从各种源中提取数据并通过有利于分析和决策的方式来显示这些数据。  

Excel Services 使决策者可以在 SharePoint 网站上发布、共享和管理 Excel 工作簿。这样，组织中的其他人员在分析数据时就可以从浏览器修改单元值、公式和格式。

SharePoint Server 2010 中的 PerformancePoint Services 可提高组织关键目标和度量的直观性，并支持更丰富的深入分析和洞察。您或组织中的其他人员可以创建和使用带有记分卡、报表和筛选器的交互式仪表板来发现趋势。此外，您还可以向 SharePoint 网站中添加丰富的图表并将这些图表连接到各种源（如 SharePoint 列表、外部数据列表、Business Data Connectivity Services、Excel Services 或其他 Web 部件）中的数据。  

门户

通过 SharePoint Server 2010，组织可以为其业务的每一方面构建和维护门户网站（企业 Intranet 门户、企业 Internet 网站和部门门户网站）。企业 Intranet 门户和部门门户可以连接组织内的各个网站并整合对现有业务应用程序的访问。组织中的工作组和个人可以使用门户网站访问工作中所需的技术、信息和业务应用程序。  

组织中使用门户网站的个人可以利用其“我的网站”网站。“我的网站”是用于集中管理和存储您的文档、内容、链接以及联系人的个人网站。“我的网站”充当一个联系点，可供组织中的其他用户查找有关您个人、技能及兴趣的信息。“我的网站”包括上文中提到的社会化计算功能。

此外，SharePoint Server 2010 还包括组织可用于为个人用户门户网站体验进行个性化设置的功能，例如，将内容定位到特定类型的用户。您的组织可以使用 SharePoint 兼容的网站设计程序（如 SharePoint Server 2010）进一步对您的门户网站进行自定义。    

业务流程和业务表单

SharePoint Server 2010 提供了多种可以帮助您集成并简化业务流程的功能。通过管理并跟踪与通用业务流程（例如，项目审批或文档审阅）相关的任务，工作流可以减少协调这些流程所需的成本。SharePoint Server 2010 提供了多个预定义工作流，您可按原样使用它们或根据需要对其进行自定义。此外，您还可以使用 SharePoint Designer 创建自定义工作流，以支持您独特的业务流程。    

也可以创建基于浏览器的表单以及从未使用 Microsoft InfoPath 2010 的组织中收集数据。

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SharePoint 网站的组成

网站是一组相关网页，您的组织可以在网站中处理项目、召开会议及共享信息。例如，工作组可能拥有专门的网站，用于存储日程表、文件和过程信息。您的工作组网站可能是组织的大型门户网站的一部分，各个部门（如人力资源）可在该门户网站上撰写并发布信息和资源以供组织中的其他部门查看。

所有 SharePoint 网站都有一些入门时应有所了解的共同要素：列表、库、Web 部件和视图。

列表    列表是一个网站组件，组织可以在其中存储、共享和管理信息。例如，您可以创建任务列表跟踪工作分配或跟踪日历上的工作组事件。您还可以在讨论板上开展调查或主持讨论。 

库    库是特殊类型的列表，用于存储文件和文件的相关信息。您可以控制在库中查看、跟踪、管理和创建文件的方式。 

视图    可以使用视图查看列表或库中最重要的项目或最适合某种用途的项目。例如，可以为列表中适用于特定部门的所有项目创建视图，或为库中突出显示的特定文档创建视图。您可以创建列表或库的多个视图供人们选择。还可以使用 Web 部件在网站的不同网页上显示列表或库视图。 

Web 部件    Web 部件是模块化的信息单元，它构成了网站上大多数网页的基本构建基块。如果您有权编辑网站上的网页，您就可以使用 Web 部件自定义网站，以便显示图片和图表、其他网页的部分内容、文档列表、业务数据的自定义视图等等。 

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影响体验的网站细节

SharePoint 安装和配置的细节会影响网站上显示的内容以及可用的选项。

权限    如果为您分配了默认的“完全控制”权限级别，您将可以使用所有选项来管理网站。如果为您分配了“参与”或“阅读”权限级别，则您可以使用的选项以及对网站内容的访问权限会受到更多限制。本文中讨论的许多选项对具有“读者”权限级别的用户都是不可用的，该级别允许用户读取内容但不能进行更改。由于权限设计为具有灵活性且可自定义，因此您的组织可以具有自己的独特设置。 

自定义    您的组织可能对网站的权限和品牌宣传进行了自定义，甚至对网站导航进行了自定义并将控件（如“网站操作”菜单）移到网页上的其他位置。同样，您的组织可能已决定不使用 SharePoint 2010 中引入的功能区功能。 

SharePoint 的版本    本文讨论如何开始使用 SharePoint Server 2010。如果组织使用的是 SharePoint Foundation 2010，请参阅 SharePoint Foundation 2010 入门。如果使用的是 SharePoint 的早期版本，请参阅该版本的帮助。     

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向网站添加内容

可以使用 Web 浏览器向列表中添加项目以及向库中添加文件。功能区包含用于执行最常见操作的按钮，它位于网站中多数网页的页首附近。

功能区中的按钮可能灰显，原因如下：

• 操作不适用或依赖于其他某一操作。例如，必须选中文档的相应复选框才能将其签出。
• 您无权完成该任务。
• 网站未启用该功能。例如，网站上可能未启用工作流。

此外，还可以将某些与 SharePoint Server 兼容的客户端程序中的文件保存到库中。例如，使用 Word 时，可以将 Microsoft Word 文档保存到 SharePoint 网站的库中。

要在列表中添加项目或在库中添加文件，必须具有向该列表或库添加内容的权限。有关组织如何使用权限和权限级别的详细信息，请咨询网站所有者或管理员。

在添加项目或文件时，如果不需审批，则对此列表拥有读取权限的其他人也可以查看此项目或文件。如果此项目或文件需要审批，将以待定状态存储在列表或库中，直到具有适当权限的人员批准。如果添加项目或文件时您正在查看此列表或库，则可能需要刷新浏览器才能看到新的项目或文件。

如果网站上启用了传入或传出邮件功能，列表和库还可以利用电子邮件功能。可以将某些列表（如日历、通知、博客和讨论板）设置为用户可以通过发送电子邮件为其添加内容。可以将其他列表（如任务和问题跟踪列表）设置为在为用户分配项目时向该用户发送电子邮件。

除了可以在现有的列表和库中添加内容外，您还可能拥有新建列表和库的权限。可以使用列表和库模板开始进行创建。如果具有相应的权限级别，还可以创建和自定义新的网页和网站。

列表

虽然有多种类型的列表，但向其中添加项目的过程是相似的，所以并不需要学习多种新技术来处理不同类型的列表。一个列表项目中包含多列文本，但某些列表可能允许对项目添加附件。

向列表中添加项目

1. 在要添加项目的列表中，单击功能区上的“项目”选项卡。（对于日历，则为“事件”选项卡。）
2. 单击“新建项目”（对于日历，则为“新建事件”）。

 提示   向日历中添加事件的另外一种快捷方法是指向日历中的所需日期，然后单击“添加”。

3. 填写必填字段以及所有其他要填写的字段。
4. 单击“保存”。

编辑或删除列表中的项目

1. 指向项目，然后选中项目旁显示的复选框。

 提示   通过选中多个复选框，您可以对多个项目执行操作。

2. 在功能区的“项目”选项卡上，根据需要单击“编辑项目”或“删除项目”。

在许多类型的网站中，有一些列表是专为您创建的。这些默认列表包括从讨论板到日历列表在内的多种列表。如果您具有相应的权限，还可以从多种类型的列表模板创建列表，这些模板提供的结构和设置可帮助您迅速开始。

创建列表

1. 若要创建列表，请单击“网站操作”菜单  ，然后单击“更多创建选项”。

 注释   如果看不到“网站操作”菜单，或者没有出现创建选项，则您可能没有创建列表所需的权限。

2. 在“创建”页上，单击要创建的列表类型。例如，“链接”。
3. 为列表键入“名称”，填写所有其他所需的字段，然后单击“创建”。

库

库是网站上的一个位置，在该位置，工作组成员可以一起创建、收集、更新和管理文件。每个库都会显示一个文件列表以及有关文件的关键信息，这有助于用户使用文件协同工作。

通过从 Web 浏览器上载文件，可以将文件添加到库中。将文件添加到库中之后，具有适当权限的其他人也可以查看此文件。如果添加文件时您正在查看此库，则可能需要刷新浏览器才能看到新文件。

如果您使用的程序与 SharePoint Server 兼容，可以在使用库时基于模板新建文件。还可以通过其他程序（如 SharePoint Workspace 或 Microsoft Word）将文件保存到库中。

向库中添加文件

1. 在要向其中添加文件的库中，单击功能区上的“文档”选项卡。
2. 单击“上载文档”。
3. 通过浏览找到文档，然后单击“确定”。

 提示   如果您使用的是与 SharePoint Server 2010 兼容的程序（如 Microsoft Word 2010），可以将文档从 Windows 资源管理器拖放到“上载文档”对话框中。  

编辑或删除库中的文件

1. 指向文件，然后选中该文件旁显示的复选框。
2. 在功能区的“文档”选项卡上，根据需要单击“编辑文档”或“删除文档”。

在您创建多种类型的网站时，系统将为您创建一个名为“共享文档”的默认库。“共享文档”是一个文档库，可以用来存储多种类型的文件。如果您拥有管理列表的权限，则可以创建更多的库，例如用于存储图像的图片库。

创建文档库

1. 若要创建文档库，请单击“网站操作”菜单  ，然后单击“新文档库”。

 注释   如果看不到“网站操作”菜单，或者没有出现创建选项，则您可能没有创建库所需的权限。

2. 为库键入“名称”，填写所有其他所需的字段，然后单击“创建”。

 注释   若要查看可创建的其他库类型，请单击“网站操作”，然后单击“更多创建选项”。指向库选项可查看相关说明。

创建其他类型的库

1. 若要创建库，请单击“网站操作”菜单  ，再单击“更多选项”。

 注释   如果看不到“网站操作”菜单，或者没有出现创建选项，则您可能没有创建库所需的权限。

2. 指向库选项可查看相关说明。
3. 为库键入“名称”，填写所有其他所需的字段，然后单击“创建”。

 注释    若要设置相关选项（如库是否出现在“快速启动”上），请单击“更多选项”，然后再单击“创建”。

网站和网页

网站可用于一般目的，例如存储工作组需要经常引用的日程表、指导、文件和其他信息。网站还可用于一些特定目的，例如跟踪会议或承载博客，组织中的成员可以经常在这里发布新闻和自己的想法。

您的组织可以使用网页、子网站和顶级网站将网站内容分成各具特色、可独立管理的网站。例如，组织中的每个部门都可以有自己的工作组网站，这些网站是大型门户网站的一部分。

您可以通过添加列表和库向网站中添加内容。如果您拥有相应权限，还可以在网站中添加网页。您可能希望添加Web 部件页，从而使用 Web 部件快速添加动态内容。

如果您需要新建网站，则可以从多种类型的网站模板中进行选择来帮助您创建新网站。是否能够创建网站和子网站取决于您的组织设置网站的方式以及所规定的创建权限。有关您的组织如何管理网站权限的详细信息，请与网站所有者或管理员联系。

创建网站

1. 若要创建网站，请单击“网站操作”菜单  ，然后单击“新建网站”。

 注释   如果看不到“网站操作”菜单，或者没有出现创建选项，则您可能没有创建网站所需的权限。

2. 为网站键入“标题”和“URL 名称”。
3. 在“模板选择”下，选择网站模板。
4. 选择所需的其他所有选项，然后单击“创建”。

创建网页

 注释   用于创建网页的步骤取决于您所在网站的类型、是否启用发布功能以及是否需要批准才能发布网页。

1. 若要创建网页，请单击“网站操作”菜单  ，然后单击“新建网页”。

 注释   如果看不到“网站操作”菜单，或者没有出现创建选项，则您可能没有创建网页所需的权限。

2. 键入网页的名称，然后单击“创建”。
3. 在创建的新网页上，执行以下一项或多项操作：
• 若要添加文本，请在文本框中键入文本或将文本复制到文本框中。
• 若要设置文本格式，请单击功能区上的“设置文字格式”选项卡，然后选择一个按钮。
• 若要插入 Web 部件或现有列表，请单击“插入”选项卡，单击相应的按钮，选择所需的 Web 部件或列表，然后单击“添加”。
• 若要插入新列表，请单击“插入”选项卡，键入列表的标题，单击以选择某个列表类型，然后单击“确定”。
4. 编辑完该页后，单击功能区上的“保存”。

编辑网页

1. 若要编辑网页，请单击功能区上的“编辑”按钮。

 注释   如果未显示“编辑”按钮，则您可能无权编辑网页。

2. 执行下列一项或多项操作：
• 若要添加文本，请在文本框中键入文本或将文本复制到文本框中。
• 若要设置文本格式，请单击功能区上的“设置文字格式”选项卡，然后选择一个按钮。
• 若要插入 Web 部件或现有列表，请单击“插入”选项卡，单击相应的按钮，选择所需的 Web 部件或列表，然后单击“添加”。
• 若要插入新列表，请单击“插入”选项卡，键入列表的标题，单击以选择某个列表类型，然后单击“确定”。
3. 编辑完该页后，单击功能区上的“保存”。

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管理和使用网站内容

为了帮助您的工作组提高效率，可以通过以下方式管理和扩展列表、库和网站中的内容。有一些功能可以帮助工作组提高查找和处理信息的效率。另一些功能可以帮助您管理对信息的访问。

导航到内容

使用导航元素有助于用户浏览所需的内容。您可以自定义的两个导航项目是顶部链接栏和“快速启动”。

通过使用每个列表或库的设置页，可以选择显示在“快速启动”上的列表和库。还可以更改链接的顺序、添加或删除链接以及添加或删除链接组织到的各部分。例如，如果“列表”部分中有太多列表，则可以为能够在其中包括指向任务列表的链接的“任务列表”添加新的部分。您可以在与 SharePoint Server 2010 兼容的浏览器中对“快速启动”进行所有这些更改。您甚至还可以添加指向网站外部页面的链接。  

顶部链接栏在网站中每个网页的顶部显示一排选项卡，为网站用户提供了一种访问网站集中其他网站的方法。创建新的网站时，可以选择是否将该网站包含在父网站的顶部链接栏中，还可以选择是否使用父网站中的顶部链接栏。

如果网站使用的是唯一的顶部链接栏，则可以自定义显示在该网站顶部链接栏上的链接。如果在父网站内创建的任何网站配置为继承父网站的顶部链接栏，那么这些网站也可以显示在该顶部链接栏上。还可以包含指向您的网站集之外的其他网站的链接。

管理对内容的访问

网站所有者或管理员可以为用户和包含用户的 SharePoint 组授予权限级别。这些权限可以应用于网站、网站中的列表和库以及列表和库中的项目。

可以分配对不同对象（如特定网站、列表、库、列表或库内的文件夹、列表项目或文档）的不同权限级别。

组织列表和库

如何组织列表和库取决于小组的需要以及存储和搜索信息的首选方式。制定某些计划可以帮助您设置最适合您的组织的结构。

列表和库中的信息存储在栏中，例如“职务”、“姓氏”或“公司”等栏。可以通过单击列表或库中的栏标题，使用栏对电子表格中的项目进行排序和筛选。还可以使用视图来查看列表或库中对您而言非常重要的项目。

更改列表或库的视图

1. 在要更改视图的列表或库中，单击功能区上的“列表”或“库”选项卡。
2. 在“管理视图”组中的“当前视图”下，单击视图列表旁边的箭头，然后选择一个视图。

如果需要在库中存储有关列表项或文件的其他信息，您可以添加栏以帮助对列表进行排序和分组以及创建列表的多个视图。例如，可以按截止日期对列表排序，或按部门名称对项目分组。

创建栏时有几种栏类型可供选择，包括单行文本、选项的下拉列表、通过其他栏计算得出的数值，甚至还包括网站上人员的姓名和照片。

创建栏

1. 在要添加文件的列表或库中，单击功能区上的“列表”或“库”选项卡。
2. 单击“创建栏”。
3. 键入栏的名称并选择栏类型。
4. 选择任何其他设置，然后单击“确定”。

您还可以使用列表或库中的栏来创建视图，以帮助特定部门查找他们最感兴趣的信息，这些信息包括优先级最高的任务以及分配给每个人的所有项目。有关创建和修改视图的信息，请参阅创建、修改或删除视图。

有一些列表功能可以帮助您的工作组跨多个列表或库高效地创建并管理列表项目。例如，您可以创建一个提供有关列表项的信息的栏，然后与其他列表共享该栏。或者，如果您想让某个文件可在多个库中使用，则可以轻松地将其复制到网站上的其他库中。如果文件发生更改，系统会提示您进行更新。

有关管理大型列表和库的信息，请参阅管理包含大量项目的列表和库。

使用辅助功能

设计网站的目的是只需使用按键就可以完全访问列表、库以及其他功能。更易于访问的模式使辅助技术用户更易于与菜单及各种控件交互。“跳到主内容”链接使键盘用户跳过页面上重复的导航链接，到达更有意义的内容。

标题标记旨在为使用屏幕阅读器的用户更好地定义结构并改进导航。上载到网站的图像允许定义自定义可选文字。例如，您可以为显示在网站图像 Web 部件中主页上的图像或添加到图片库中的图片分配自定义可选文字。查看网站时，Windows 中的高对比度选项对于视力有障碍的用户非常适用。

有关浏览网站和使用“更易于访问的模式”的详细信息，请参阅辅助功能。

跟踪版本

可以将列表或库设置为跟踪版本，这样，在发生错误或需要查看所做更改的版本历史记录时，就可以恢复为以前的版本。对版本进行跟踪时，将存储对项目或文件及其属性的修订。这样您就可以更好地管理经过修订的内容，甚至还可以恢复为以前的版本（在当前版本中出错时）。如果几个人共同处理项目，或者如果信息经过开发和审阅几个阶段的处理，版本控制将非常有用。

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 当前已发布的主要版本将突出显示，并且版本号为整数。

 属性或元数据改变时会创建一个版本。

 文件的第一个版本的版本号始终为次要版本号 0.1。

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对于所有默认的列表类型（包括日历、问题跟踪列表以及自定义列表）中的列表项目以及可存储在库中的所有文件类型（包括 Web 部件页），都可以使用版本控制。  

共同创作文档

两个或多个用户可以同时编辑 Word 文档或 PowerPoint 演示文稿。利用此新增功能，您可以对 SharePoint 中存储的文件的各部分执行读取和写入操作。例如，在您处理 Word 文档中的一个段落时，同事可以处理同一文档中的另一个段落。

保持更新

RSS 提供了一种以标准格式分发和接收信息的便利途径，包括更新列表和库。标准 XML 文件格式允许通过多种不同程序查看信息。您也可以通过设置通知来订阅列表和库，以便及时获悉内容的更改。

使用 RSS 源，工作组可以为订阅 RSS 源的工作组成员自定义内容并提供返回其网站的链接。使用 RSS 源可以轻松地跟踪工作组的进度和项目的更新情况。您无需浏览多个工作组网站，即可自动收到这些网站的最新新闻和更新。

管理工作流

通过对网站中的文档和项实施特定的业务流程，工作流有助于人们协作处理文档和管理项目任务。工作流可帮助组织遵循一致的业务流程。此外，工作流还可通过管理特定业务流程中涉及的任务和步骤，提高组织效率和生产率。这样，执行这些任务的人员就可以专注于工作，而不用考虑工作流的管理。

通过管理并跟踪常见业务流程（例如，项目审批或文档审阅）中涉及的人力任务，工作流可以减少协调这些流程所需的成本和时间。例如，组织可以使用预定义的审批工作流或者创建和部署自定义工作流来管理其他业务流程。

使用内容类型

您的列表或库可能支持多种内容类型。内容类型使组织可以更有效地组织、管理及处理大量内容。如果将列表或库设置为允许多个内容类型，则您可以从组织经常使用的可用选项列表添加内容类型，如营销演示文稿或合同。

在向列表或库添加内容类型后，可使得该列表或库能够包含该类型的项目。然后，用户可以使用该列表或库中的“新建项目”按钮创建该类型的新项目。

列表和库内容类型的主要优点之一是它们使单个列表或库能够包含多种项目类型或文档类型，且每种类型都可以具有特有的元数据、策略或行为。