工作流是整个OA系统的核心，也是BPM的核心，工作流到 底需要实现哪些功能，本文就此以用户的需求为蓝本进行阐述。工作流表面看起来是很简单的，无非是一个表单模板，一个流程定义，然后起草后根据设定的流程一 步一步走下出，但是由于业务的差别以及千变万化的需求，实际上比需要实现的功能远比上述功能要复杂得多，这也是很多的开源的工作流系统并没有真正用到
OA中来的原因。
一个基本的要求是：一个审批模板可以供全单位使用，如请款单，全单位就一个请款单格式，其流程的设定可以应用全单位并且能够正常流转，这样的要求实现看起来很容易，实际上难度极大。
OA工作流规格
1. 文档模板和表单模板
模 板一般有二种类型，一种是文档模板，一种是表单模板。如任免、公文等是标准文档模板型工作流，其正文内容是文档格式，一般是WORD或者EXCEL格式。 而请款单，请购单一般情况下是表单模板。表单模板只能填每个字段的内容，不能进行全文的修改。文档模板和表单模板的工作流最大的区别点是需不需要对审批表 单内容进行统计和分析，文档模板因为是基于文本的，所以对于审批单据是不能对其内容进行查询的。而表单模板因为是预设了字段，字段内容是实时提取到数据库 中的，所以可以对单据的内容进行查询。
如请款单，可以根据请款金额、请款部门、请款人等进行查询和统计。
文档单据如：任免单是不能对其内容进行查询和统计的。
文档模板和表单模板根据单据的内容各有用途，视用户的单据情况来选定。
无论是文档模板还是表单模板，对于审批的过程一般都能查询出来。对于一个成熟的工作流系统，必须同时提供文档模板和表单模
板供用户选择。
2. 固定流程。
所谓的固定流程指的是对于某个审批模板，先设定好其需要审批的流程，在审批的过程中，单据会按照设定的流程一步步走下去。
如：申请者-部门经理-总经理。
3. 自由流程
所谓自由流程说得简单点就是上一步决定下一步，由上一步的审批人在审批完成后，根据需要选定下一步由谁去审批或者结束流程。对于单位某个流程不太明确或者可变性非常大的比较适用。
4. 固定流程和自由流程的结合。
固定流程和自由流程相结合指的是：原则上流程已经设好了，应该一步步走下去，但是在某个位置，审批人可以选定下一步的审批
人，然后再按照预定的流程走下去。
如：申请者-部门经理-出纳-财务经理，对于大一点的公司，有多个出纳，哪个出纳在岗，就让哪个出纳审，那么就可以把出纳那步
设成自由流程，当部门经理审批完后，会自动列出所有的出纳，部门经理选择其中的一个出纳然后提交。
5. 条件流转
以请款单为例：金额小于3000元，审批流程是：普通员工-部门经理。如果金额大于3000元的审批流程是：普通员工-部门经理-总经
理，那么在流程定义的时候，需要根据单据的填写值进行判断，系统自动选择流程。
6. 岗位跳转
岗位跳转指的是根据起草人或者审批人的岗位，自行选择相应的流程。
岗位跳转在选型的时候经常不被用户重视，实际它是影响到工作流能否应用的关键因素。
举一个例子：
起草者是普通员工的审批流程是：普通员工-部门经理-财务经理。
起草者是部门经理的审批流程是：部门经理-总经理-财务经理
起草者是总经理的审批流程是：财务经理
起草者是财务经理的审批流程是：总经理
流程设定的时候必须要有对起草者的岗位进行判断，然后才能作出正确的流程选择。如果没有岗位跳转的功能，以上的流程很难实现。
岗位跳转和条件跳转在使用的时候一般会一起使用。经常在一个流程单中，即要岗位跳转又要条件跳转。
岗 位分为绝对岗位和相对岗位，如：总经理、财务经理等都是绝对岗位，选定了某个绝对岗位相当于选定了某个人。绝对岗位比直接选人的好处是，当某人调岗或者离 职后，流程不需要重新设定，只要在岗位中把人换了就可以了。如果在流程中直接设定人，那么人事一旦变动，所以有的流程单都需要调整。
相对岗位如部门经理就是一个相对，也就是说一个岗位下有多人，职责并不一样。
如起草者-部门经理-总经理。部门经理一定是起草者的部门经理，不能跳到其它部门的部门经理那儿去。
7. 跨级岗位跳
跨级岗位跳一般指的都是相对岗位，如：审批者（普通员工）-主管副总审批。
这个单子就比较麻烦，因为中间跳了一级，普通员上面还有部门经理，如果直接找主管领导的话，是找不到主管副总的。所以系统需要能够支持跨级岗位。
8. 一人多岗时的岗位跳
如： 起草者-部门经理，部门经理是一个相对岗位。如果起草者有二个岗位，他既属于人事部，又属于行政部。那么他就的部门经理就有二个分别是人事部经理和行政部 经理，如果他是以人事的岗位发起的申请，应该自动提交到人事部经理，如果他是以行政的岗位发起的申请，就会提交到行政部经理。这就是一个多岗时的岗位跳。 一人多岗的岗位跳对于单位有一人多岗情况是非常重要的，否则某些人的流程就会不正确。
9. 明细表单
请假单这种单据就是一条记录，所以他只有主表，没有从表。
但是对于请购单，除了请购人，请购总金额外，一般需要挂请购物品的明细、单价、金额等。
所以这些明细保存到数据库中与请购单一起构成了主从表结构。
有很多OA并不支持明细表单，这样对于请购单这样的单子，对请购物品的汇总等就难以谈起。
10. 表单的域权限
在审批过程中，单据上的所有内容应该有权限划分，谁能看到哪些内容，谁能设定哪些内容都可以进行定义。
如销售单一般有成本项和利润项，成本项和利润项一般员工并能不能够看到。称之为“读”权限。
成本项和利润项一般是财务填写，经理只须看不须改，这就是写权限。
表单的域权限控制不好的话，就会对单位的商业秘密产生极大的影响。
系统需要根据用户的权限，自动差别单据的权限。
11. 传阅、归档等的并发流
如有一个流程：申请者-副总经理的一张单子，申请者需要提交副总审批的一张单子，不需要部门经理审批，但是需要让部门经理知晓，这类似于CC的概念，称为传阅的并发流。同理有归档或者其它的并发流。这种并发流的特点是一个流程的执行过程中，会产生另外的的流程，互不影响。
12. 数据查询
审批流转一般分为三类工作，1） 审批模板的建立 2）审批的过程 3）审批后处理。数据查询指的是审批后处理。对于请款单，审批结束后，相关人员可以对请款单的内容进行查询。如每个月的某人发出的请款单。
13. 数据报表
类似于审批数据查询，数据报表指的是对审批完成后的数据出分类报表。
如采购单：可以出各部门分类汇总、增长曲线图的饼图、柱图等。
14. 催办
在审批过程中，经常有人没有及时审批单据导致单据积压，可以发起催办信息，提醒及时处理。
15. 自动计算
对表单中的数字内容进行计算，如录入单价和数据，就会自动显示金额。
16. 委托办理
当某人不在时，可以把自己的审批权委托给其它人进行审批，可以设定委托期限，当到期后，自动回收委托权。
17. 表单的签章
对于很多的单位而言，习惯于原来人工的操作模式，需要在单据上实现自动签名或者自动签章。
18. 分支选择流
根据上一步的选择，选择不同的分支进行流程执行。
如：如果上一步是总经理审批的，会选择一个分支进行流转。如上一步是副总审批的选择另外一个分支进行流转。
19. 模板和表单权限
对于某个审批模板，可以设定谁可以用这个模板来发起，谁可以修改这个模板，谁可以监督和管理这个模板作出限定。
20. 监控和管理
对于某个模板产生的单据，可以设定监督人和管理人，这样既使她没有审批权，也可以看到该单据，同时发送催办信息。
当某个单据因为某种原因需要临时更改流程时，监督和管理人可以修改流程，以避免单据的积压提高工作效率。
21. 归档
审批完后的单据需要能够归档，归档分为人工归档和自动归档，自动归档可以设定归档的期限，如三个月后可以自动归档。
22. 审批人能够按人、按岗位、按相对岗位设置
指定审批人时，既要可以按人选择，对中小企业尤其如此。同时可以按照绝对岗位，相对岗位进行设置。关于绝对岗位，相对岗位上面有很多的描述。
23. 文档的痕迹保留
对于文档型的审批，可以保持痕迹。这样审批人能够一目了然知道原稿和审批稿的区别。
24. 附件在线编辑
对于WORD和EXCEL文档的附件，提供在线编辑功能。有时需要把下载和打印功能屏蔽，以保证信息的安全。
25. 审批过程中及申请时的附件功能
在审批过程中，申请人和审批人都可以随时上传附件。
26. 公章
对于正规的文件，需要可以加盖电子公章。
27. 文档模板的读写权限。
同样是为了保证信息的安全，对文档是否可编辑、可打印、可下载作出定义。