不断增大的用户邮箱
在邮件系统的使用过程中，系统管理员会发现随着用户邮箱中发信量和收信量的不断增加，用户的邮箱会变得越来越大。如果不采取措施加以控制的话，将会造成服务器磁盘空间全部占尽，系统不能正常运行的情况。为此，可以对用户邮箱进行限制，设定邮箱限额和警告阀值，如图1所示。这样，当用户的邮箱容量达到了设定的警告阀值时，用户在进入系统时会收到一个“Can note allocate database object”的提示，这表明用户邮箱已经达到了警告值，邮箱的空间快用完了。此时，用户仍可以进入邮箱处理信件，但只能发送不带附件的信件，不能再接收其他用户发送来的信件，需要将收件箱和发件箱中的信件清除后才能继续接收信件。
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| 图1 设定邮箱限额 |
当对所有的用户邮箱进行容量限制后，系统管理员有时会发现用户邮箱仍在不断地增大，过不了多长时间，有许多用户的邮箱空间已经超出设定的限额数倍以上。为什么设定的邮箱限额没有起作用呢？经过反复查找资料，终于找到了症结所在。原来系统在默认安装时自动将“消息邮递期间遵守数据库限额”功能设置为“禁用”，必须将其设为“启用”才能使邮箱限额起作用，如图2所示。
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| 图2 启用邮箱限额 |
不能自动释放空间的数据库文件
在日常管理工作中常常会遇到用户邮箱数据库文件过大的问题。当通知用户清理邮箱后会发现用户的邮箱数据库文件并没有变小。原因在于系统不能自动释放数据库文件中的未用空间。可以采取以下两种方法。一是对用户邮箱数据库进行手工压缩，可以立即释放出未用的空间，使用户邮箱马上变小。二是设定系统定时自动进行压缩，方法为：进入管理员程序，选择“服务器→程序→添加程序”，在“基本”选项卡中的“程序名”处输入“compact”，命令行为空，运行的服务器为本级电子邮件服务器；在“日程安排”选项卡中，选启用，运行时间可设定为“『04：00』每天”，每周复制日期为“星期六”即可。具体可根据本单位情况自定。建议每周自动压缩一到两次。
不能变小的Mail.box邮箱
有一天邮件系统不能正常收发信件了，经过检查发现Mail.box邮箱文件特别大，有几GB大小，几乎将系统的磁盘空间全部吃尽。Mail.box邮箱是服务器上的公共邮箱，所有对外发送的信件都是通过该邮箱进行转发的。进入邮箱后发现其中存在大量的死信，分析原因可能是由于对用户的邮箱进行了容量限制，致使当一些收件人的邮箱空间不够时信件发不出去，一直存在服务器上，最终形成了死信，存于该邮箱中。于是首先进入该邮箱，将其中的死信全部删除，并进行了压缩操作，但没有什么效果。百思不得其解。无奈之下使出最后一招—退出系统，将该文件删除后重启。此招果然奏效。重启后，系统又自动生成了一个新的Mail.box文件，其大小只有几百KB。虽然邮箱是变小了，经过此次教训后，在日常管理工作中注重加强对该邮箱的监控，及时释放掉其中的死信，以保证信件正常的中转。
不能与远程邮件系统通信
前一段时间，由于服务器出现故障而对邮件系统进行了重装，重装之后，发现在与远程某个邮件服务器进行通信时，提示“远程主机不是一个有效的TCP/IP主机”。然后试着与其他远程邮件服务器进行通信，一切正常。首先怀疑可能是Winnt\system32\drivers\etc目录下的Hosts文件中没有远程服务器的IP地址与名称映射。打开文件一看，里面有该远程服务器的IP地址与名称映射。难道是远程服务器出现了故障？打电话询问后得知一切正常。检查系统配置文件，发现在重装邮件系统的时候，忘记修改服务器文档中的Notes网络名称，从而导致与远程邮件服务器的网络名称相同。重新设置Notes网络名称后，与远程邮件系统的通信恢复了正常。因此，在重装系统时，一定要记住这一点。
不能自动弹出的来信提示框
如何能够及时知道邮箱里是否有新的信件来到？邮件系统本身提供了一个邮件提醒程序，但是用户在运行该程序后反映，当有新的信件收到时，系统不能自动弹出提示框。经检查发现，邮件提醒程序在默认情况下是不启用邮件视觉提示的，必须将该项功能设为“启用”，当邮箱里有新来的信件时，系统才会自动地弹出提示框，提醒用户及时处理。方法为：运行“notes minder”程序，在任务栏中找到应用程序图标，单击鼠标右键，选择“属性”命令，在弹出的对话框中选中“声音提示”和“邮件视觉提示”复选框，如图3所示。
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| 硕图3 启用邮件视觉提示 |
在工作中经常会遇到在信件发走之后需要知道对方是否真的收到了该信件并是否查看的问题。对此问题，可以在“新建便笺”时，将“邮递选项”中的邮递报告设定为“跟踪整个路径”，并选中“回执”。这样，系统将会跟踪信件的整个发送过程，向发信人返回信件经过的所有服务器名称，并返回最终到达用户邮箱的所有报告记录。据此可以判断信件确已到达收件人信箱。当收信人阅读了设有“回执”的信件后，系统会自动返回发信人一个回执消息，表示收信人已经阅读了此信件。
必须重启的邮件系统
如果用户在使用邮件系统的过程中非正常退出，会导致再次进入时系统提示必须重启计算机。但此时又有其他程序正在运行，不能重启。一个较好的解决办法是：进入Windows任务管理器，在进程中找到“nhldaemn.exe”和“napdaemn.exe”两个进程，将其强制杀死，重新进入系统就不会再提示必须重启计算机了。
加密发送的信件
在工作中有的文件可能不想让其他人看到。对这些文件可以采取加密发送。方法为：进入用户端程序，选择“文件”→“惯用选项”→“用户惯用选项”，单击“邮件和新闻”，选择“加密发送邮件”和“加密保存的邮件”即可。
系统数据的自动备份
由于系统本身不带数据备份工具，平时要想保证系统的安全运行，管理员必须通过手动方式进行备份。备份过程烦琐，所需时间较长，而且备份时需要先停止系统服务，因此常常选择在非工作日进行，占用了管理员大量的非工作日时间。手动备份方式迫使管理员必须每天或定期进行数据备份。如果一旦未及时进行手工备份，势必会导致当系统出现故障时造成数据损失。因此，迫切需要有一个能够自动进行数据备份的工具。
经过反复进行系统备份与恢复测试，确定至少应备份的目录和文件为：一是位于lotus\domino\data\mail目录下的所有文件，主要用于保存所有的系统管理员邮箱和用户数据库邮箱；二是位于lotus\domino\data目录下的Names.nsf、Admin4.nsf、Certlog.nsf、Desktop5.dsk、Cache.dsk和Mail.box 6个文件，主要用于保存公共通信录、管理进程、验证日志、公共邮箱等数据；三是位于lotus\domino目录下的Notes.ini文件，主要用于保存系统的启动参数；四是位于winnt\ system32\drivers\etc目录下的Hosts文件，主要用于保存远程邮件服务器名称与IP地址的映射；五是备份所有的系统ID，包括服务器ID、验证字ID和管理员ID及所有的用户ID。建议将这些ID文件指定在一个目录存放，以方便查找、使用和备份。
在深入分析系统备份原理的基础上，笔者成功地开发了一套适合在Windows操作系统环境下运行的电子邮件系统本机/异机自动备份工具，实现了在指定时间自动停止系统服务，自动将需要备份的数据复制到本机和异机指定目录下，自动启动系统服务。该工具在笔者所在系统内推广应用，将系统管理员从日常烦琐的手工备份中彻底解脱出来，效果较好。
如何进行系统的恢复
当电子邮件服务器出现故障时，可以按照以下步骤进行恢复。
（1）重新安装服务器操作系统，安装后的服务器计算机名称、域名、IP地址、子网掩码等参数，建议与原服务器的参数相同。
（2）将备份的hosts文件复制到系统安装目录“/winnt/system32/drivers/etc”下面。利用ping功能测试与上下级邮件服务器的连通性。
（3）安装Lotus Domino Server程序，记录电子邮件系统程序文件夹安装路径（如g:\lotus\domino）和数据文件夹安装路径（如g:\lotus\domino\data）。
（4）将备份好的names.nsf数据库复制到新安装的Domino Server程序相应的安装目录下。
（5）利用备份的服务器ID、验证字ID和管理员ID，对Domino Server进行配置。配置过程可以参照原来服务器的配置过程。配置结束后，退出Domino服务程序。
（6）将备份好的notes.ini、desktop5.dsk、Cache.dsk、admin4.nsf、mail.box、certlog.nsf文件复制到新服务器的对应目录下，覆盖掉新安装的同名文件。
（7）如果重新安装后的邮件系统安装路径与以前备份的系统安装路径不一致的话，必须修改notes.ini文件中的相关参数，将notes.ini文件中的“Directory”和“NotesProgram”参数值分别修改为新安装的数据文件夹目录（如g:\lotus\domino\data）和程序文件夹目录（如g:\lotus\domino），将“WINNTIconPath”参数值修改为新安装的目录（如g:\lotus\domino\data\W32），将KeyFilename、ServerKeyFile- Name的参数值修改为服务器标识符Server.id实际所在的目录。
（8）在服务器上安装配置好Lotus Domino系统管理员程序，进入系统管理程序，系统自动创建好mail目录和该目录下的管理员数据库。退出Lotus Domino系统管理员程序，将备份好的mail目录下的所有用户邮件文件复制到对应目录中。将备份好的ID文件复制到指定目录中存放。
（9）进入注册表，将HKEY-Local-Machine\system\ CurrentControlset\Control\Session Manager\MemoryManagement\ LargeSystemCache的值由1改为0，将HKEY-Local-Machine\ system\CurrentControlset\ Control\PriorityControl\ Win32Priority- Separation的值改为0。
（10）启动Domino服务，修改Notes网络名称。选择“配置→当前服务器文档→端口→Notes网络端口”，将“Notes网络名称”更改为本单位邮件系统Notes网络名称。至此，邮件系统全部恢复完毕。