项目管理就是将知识，技能，工具与技术应用于项目活动，以满足项目要求。为了实现对这些知识的应用，需要对项目管理过程进行有效管理。过程是为了创建预定的产品，服务或成果而执行的一系列相关联的行动和活动。每个过程都有各自的输入，工具和技术及相应的输出。组织过程资产和事业环境因素是所有过程的输入。组织过程资产为裁剪组织的过程提供指南和准则，以满足项目的特定要求。事业环境因素可能限制项目管理的灵活性。
为了取得项目成本，项目团队应选择适用的过程来实现项目目标；使用经定义的方法来满足要求；建立并维护与干系人的适当沟通与互动；遵守要求以满足干系人的需要和期望；在范围，进度，预算，质量，资源和风险等相互竞争的制约因素之间寻求平衡，已完成特定的产品，服务和成果。
过程一般分为两大类：项目管理过程和产品导向过程。产品导向过程通常由项目生命周期定义，并因应用领域而异，也因产品生命周期的阶段而异。没有对如何和创造特定产品的基本了解，就无法确定项目范围。
项目经理及其团队应该认真考虑每个过程及其输入和输出，确定哪些过程适用于他们正在从事的项目。
项目管理过程可以归纳为五类，即五大管理过程组：启动过程组，规划过程组，执行过程组，监控过程组和收尾过程组。
启动过程组：定义一个新项目或现有项目的一个新阶段，授权开始该项目或阶段的一组过程
规划过程组：明确项目范围，优化目标，为实现目标制定行动方案的一组过程
执行过程组：完成项目管理计划中确定的工作，以满足项目范围要求的一组过程
监控过程组：跟踪审查和调整项目进展与绩效，识别必要的计划，变更并启动相应变更的一组过程
收尾过程组：完成所有过程组的所有活动，正式结束项目或阶段的一组过程
项目管理的整合性质要求监控过程组与其他所有过程组相互作用，监控过程随其他过程组的过程同时进行。
过程组极少是一个孤立的或一次性事件，而是在整个项目期间相互交叠。一个过程的输出通常为另一个过程的输入，或成为项目，子项目或项目阶段的可交付成果。在子项目或项目层级上的可交付成果可能被称为增量可交付成果。规划过程组为执行过程组提供项目管理计划和项目文件，而随着项目进展不断更新项目管理计划和项目文件。当项目被划分成若干阶段时，应该合理采用过程组，有效推动项目以可控的方式完成。
五大过程组有清晰的相互依赖关系，通常在每个项目中都需要执行，而且彼此间有很强的相互作用。
启动过程组包含定义一个新项目或现有项目的一个新阶段，授权开始该项目或阶段的一组过程。在项目启动中，定义初步范围和落实初步财务资源；识别用那些将相互作用，影响项目整体结果的内外部干系人，选定项目经理，这些信息反映在项目章程和干系人登记册中，一旦项目章程获得批准就得到了正式授权。
项目边界指的是一个项目或项目阶段从获得授权的时间点得以完成的时间点。
启动过程组的主要目的是保证干系人期望与项目目的的一致性，让干系人明了项目范围和目标，同时让关系人明白他们在项目和项目阶段中的参与，有助于实现他们的愿望。本过程组哟竽设定项目愿景。让发起人，客户和其他干系人参与启动过程组，可以建立对成功标准的共同理解，降低参与费用，提升可交付成果的可接受性，提高客户和其他干系人的满意度。
规划过程组包含明确项目范围，定义和优化目标，为实现目标制定行动方案的一组过程。规划过程组指定用于指导项目实施的项目管理计划和项目文件。规划过程组的主要作用是为完成项目或阶段确定战略，技术及行动方案或路线。项目管理计划和项目文件将对项目范围，时间，成本，质量，沟通，人力资源，风险采购和干系人参与等所有方面做出规定。组织应该指定程序规定初始规划合适结束。在制定这些程序时，要考虑项目的性质，既定的项目边界，所需的监控活动及项目所处环境等。
执行过程组包含完成项目管理计划中的确定的工作，以满足项目规范要求的一组过程。项目的执行结果可能依法计划更新和基准重建，包括变更预期的活动持续时间，变更资源生产率与可用性以及考虑未曾预料到的风险。
监控过程跟组包含跟踪，审查和调整项目进展与绩效，识别必要的计划变更并启动相应变更的一组过程。本过程组的主要作用是定期对项目绩效进行测量和分析，从而识别与项目管理计划的偏差；监控过程组涉及控制变更，推荐纠正措施或对可能出现的问题推荐预防措施；对照项目管理计划和项目绩效测量基准，监督正在进行中的项目活动；对导致规避整体变更控制或配置管理因素施加影响，确保只有经批准的变更才能执行；持续监督使项目团队得以洞察项目的健康状况；监控过程组不仅监控某个过程组内正在执行的工作，也监控整个项目工作。
收尾过程组完结所有项目管理过程组的所有活动，正式结束项目或阶段或合同责任的一组过程。当收尾过程组结束时，意味着项目或项目阶段正式结束。本过程组也用于正式处理项目提前结束的情形。提前结束的项目可能包括终止的项目，取消的项目或由严重问题的项目。在项目或阶段收尾时，可能需要进行以下工作：获得客户或发起人的验收以正式结束项目或阶段；进行项目后评价或阶段结束评价；记录裁剪任何过程的影响；记录经验教训；对组织过程资产进行更新；将所有相关项目文件在项目管理信息系统中归档；结束所有采购活动；对团队成员进行评估，释放项目资源。
工作绩效数据是在执行项目工作的过程中，从每个正在执行的活动中收集到的原始观察结果和测量值。工作绩效信息是从各个控制过程中收集并结合相关背景和跨领域关系，而汇编工作绩效信息所形成的实物或电子项目文件。工作绩效报告是为指定决策，提出问题采取行动或引起关注而汇编工作绩效信息所形成的实物或电子项目文件。
知识领域是一套完整的概念，术语和活动的集合。他们联合构成某个专业领域，项目管理领域或其特定领域，在PMBOK中，47个管理过程被进一步归组于十大知识领域。这十大知识领域是：项目整合管理，项目时间管理，项目质量管理，项目干系人管理了，项目沟通管理，项目采购管理。项目人力资源管理，项目范围管理，项目风险管理和项目成本管理。在各个知识领域中，详细描述各项目管理过程的输入和输出，以及常用语生成输出的工具和技术。每个知识领域都有数据流向图。