需求实施心得

 

算上实习,我进入公司已经2年了,其中酸甜苦辣,现在很高兴与大家一起分享。

1.工作目标

也就是我们实施人员的工作目标:在公司利益和客户利益之间寻求一个平衡,追求公司利益最大化,这个利益包括公司的长远利益。

2.用心工作

2.1. 主动

主动工作,不要被动等待直接主管安排任务,不要一没有安排到任务就偷笑,这样自己除了荒度时间外得不到任何提升。主动工作,意味着你要主动向直接主管和任务直接负责人反馈任务完成情况,不要等到他们来问你或你有问题时去问他们,比如一个需求已提交开发,那么你要主动跟进开发情况,并在开发完成时主动进行测试,把测试结果主动反馈,而不是等着项目经理对你说去测试xxx功能,等着开发人员来问你测试结果怎么样。

主动工作很难,人都有惰性,所以要在工作意识中逐渐培养自己,养成主动工作的意识。

2.2. 端正需求心态

做需求很难。因为需求做的不好会导致项目的失败,重工或延期。而需求开始阶段又是跟客户磨合的过程,磕磕碰碰是难免的,或许需求开始就是双方争取主动的阶段,这个阶段占主动一方对以后的工作会相当有利。当然对于我们做需求的,天生是被动的,但也应该能主动影响客户,朝有利项目的方面发展。

需求的后期就是和设计开发人员磨合的阶段。这时需要告诉设计开发人员该做些什么东西。这个时候也是很痛苦的,这个时候的设计开发人员就像你一开始对客户一样。这个不清楚,问一问,那个不知道,问一问。这个时候你不耐烦,请想想你问客户的情形。

所以整个需求阶段需要需求人员端正心态,积极主动。你可以抱怨客户不能告诉你他们想得到什么,但是不要忘记,收集需求信息是你的工作。你也可以抱怨设计人员没有设计出满足需求的方案,但是不要忘记,传达需求信息是你的工作。

2.3. 关注细节

看过一本书《细节决定成败》,里面用丰富生动的例子和大量的论述来证明细节的重要性,来表明细节对成功的影响力。同样在我们做项目时,一个深入关注细节和一个马虎了事的系统,给人的感觉就很不一样的。关注系统的系统,能让用户鼠标点一下完成的工作不会变成要点两下,给用户以最舒适的体验;而不关注细节的系统,连同一个页面的按钮也大小不一,色彩搭配刺眼不协调。

说了这么多,既然细节如此重要,如何做到?只有用心,才能做到。只有对交付给你的任务用心去完成,才能让用户满意度最大。用心工作,你才会在接电话时温声细语,耐心解答客户的笨问题;用心工作,你会在实施前准备好去客户哪里的路线图,保证准时到达客户那里,不迟到,不让客户等你;用心工作,你会在培训前准备充分,一丝不苟检查培训使用的讲义,一遍一遍在脑海里过培训的流程,让培训如同行云流水;用心工作,你会主动测试系统,找出问题,让系统在发布前保证万无一失……

3.问题

需求、实施中,我们总是会碰到一些奇怪的问题,一些当时不能回答的问题,如何处理?

3.1. 问题域

首先我们要先定义出什么是问题?

问题域,可以简单理解为问题的集合,问题的范围。

问题域:

 

不要把客户描述解决问题的方法误认为是问题。客户有时会说该怎么怎么做?这个怎么怎么做不是客户的问题,而是他认为可以解决他的问题的一种方法。那么我们就要看他这个怎么怎么做的目的是什么,这个才是真正的问题。比如我说我要打的到武汉到武汉才是问题,打的去只是一个可以解决这个问题的方法。所以理解错了就会问题就变成打的如何去武汉了,本来去武汉可以坐飞机火车的。

3.2. 解决问题

当问题清楚后,解决问题才有效。如何解决?这是一个综合的过程。

1) 确定问题已经定义清楚无误。

2) 列出解决问题的多个方案,如果没有,寻求帮助。

3) 分析、比较方案,得出最优方案。

4) 根据选择的方案,解决问题。

但我想提的是当问题清楚了自己本身却无法解决时,如何向外寻求帮助。

1) 面对面直接帮助。如果你碰到问题,知道这个问题有人已经碰到解决过,那么,不用害羞,直接问他吧,这是最快的解决方法。

2) 网络帮助。特别是一些技术问题,可以使用关键字在网络上搜索解决方法,因为在网络上,基本你的问题已经有人问过、解决过。

4.如何做需求

做需求就是要先确定问题域,搞清客户的问题是什么,再分析问题,形成客户的需求。整个问题域中我们做需求需要先搞明白的是问题的范围是什么?我们不能解决的问题有哪些?通过我们沟通能解决的问题有哪些?最后得出系统该解决的问题是什么?其实所有的工作都是为了最后一个问题:系统该解决的问题是什么?我们开始就要尽可能把这个范围搞清楚。

4.1. 需求调研工作的思路

1) 通过面谈和实地考查(包括直接接触业务,操作现有应用系统等)对业务有一个直观的、总体上的了解。

2) 根据总体认识,再对业务进行细化。设计出有针对性的调研表格,了解细节问题。

3) 根据面谈和反馈的调研表格整理出初步的文档(主要包括业务流程图草图以及交互数据等)。

4) 设计方与业务人员反复沟通,根据反馈意见不断完善文档。

5) 最终确定相关文档。

一个业务系统的需求,当转化为信息系统需求的时候是有特定的层次的,这个层次会决定你做的系统到底有多复杂,也就是最大的一个问题域。第一层是信息管理系统,对用户的基本资源进行描述,第二层是业务系统,对客户的业务流程进行控制,第三层是计划控制,第四层是决策支持,第五层是人工智能等等,低层和高层之间互相制约和依托。在你给用户做需求分析的时候就要考虑到系统本身的层次,如果目前用户只提到基本资源描述的需求(理解成对基本信息的增删改查),那么你要考虑为什么客户要这样做,这样做能解决他什么问题,到底给用户带来了什么利益,这些利益是否真正就是他需要的,是否他并没有考虑到信息系统可能给他带来的更多的问题和利益。

 理解客户的问题就是需求分析的过程。怎么样从客户的问题从抽丝剥茧地把他们的需求挖出来?这个过程是个理解的过程,是个把握的过程。丈夫问正在看电视的妻子连续剧怎么还没放完,他的意思不是问为什么连续剧没放完,而是要妻子不要看电视去做饭了。

4.2. 引用一些话

1) 需求其实很少改变,改变的是你对需求的理解

2) 如果需求经常改动,很可能是你没有作好需求分析,并不是需求真的改变了。

3) 需求真正改变的情况很少,但是没有做好需求分析工作的理由却很多。

5.如何做实施

系统实施起着十分关键的作用,三分系统,七分实施说的就是这个道理。系统实施也是个琐碎的工作,特别是旧系统到新系统的数据导入。

对于我实施过的系统,有几个比较值得注意的地方:

5.1. 保证实施基础条件

实施的基础条件包括硬件(网路)环境,软件环境和基础运行数据。比如对于退管系统,一开始只是在退管中心试用,没有估计到推广到整个区使用时硬件网络问题。结果在推广时由于退管中心和区信息中心之间无直接的网络环境,只好用VPN拨号来解决。但是VPN拨号存在速度慢和单帐号登陆的问题,导致给系统的推广和验收带来极大的不便。

所以在系统实施前一定要先摸清楚这个系统实施的环境,根据环境尽快作出相应的计划进行处理。

5.2. 制定计划,注意反馈

整个系统的实施要制定计划,虽然计划经常给一些不可避免的事情打乱,但是没有计划,实施就会很盲目。计划是控制的保证,那么无论如何,实施计划一定要有,并且要同客户取得一致的意见,让客户知道怎么样配合我们一起实施整个系统。

实施情况反馈是很重要的。比如退管系统在实施间做了一个简单的业务人员使用情况一览表,通过这个一览表,客户也很清楚系统使用情况,同时也让我们实施人员知道哪些系统使用人员是重点培训对象,有针对性进行实施。

5.3. 根据任务推广实施

比如退管系统开始在XX街试运行时,效果不是很明显。因为街道没有来自区上级部门的压力要求使用退管系统,所以使用系统对她们来说就是可有可无的事情。但是后来,上面使用系统来下发数据时,她们就不得不使用了,也就有积极性了,效果很好。

因此系统的实施要配合业务的节奏,搭上业务的便车,从上到下,业务先行,实施跟进。

6.文档编写

6.1. 清晰的文档结构

文档的编写需要一个清晰的结构,能够把客户的需求完整的描述出来。这个结构不但是门面工作,更是让客户体会你的素质,整个公司的规范要求。

6.2. 适当的图例

好的图例能很好的表达文字不能描述的东西,当然图例要加适当的注释。初步接触,需求人员自己设计好简单Use Case,无需给客户看,他们也不一定看懂。这个过程有个结束目标,能让设计人员理解Use Case,并能基本确定系统的框架。

6.3. 使用客户原话

文档的编写尽量使用客户的原话。因为如果你抽象了客户的话,写成文档,然后设计编码人员再一次抽象你写的文档。估计原意就要走样了。

7.出错了,怎么办?

犯错误了,怎么办?

1) 发现错误,立即停下正在做的事情。避免错误发展到更严重的程度。

2) 仔细独自思考事情前后经过。切忌此时慌张,想掩瞒错误,胡乱采取措施,导致错误无法收拾或引发其他错误。

3) 找到原因。已知道错误发生,就可以找到原因的。找不到回到第2点。

4) 尽可能找出错误解决方案。多想几个错误解决方案,比较一下,挑出最优的方案。如果不知道如何解决,也不必怕,下一步。

5) 找到能对这个问题直接负责的人。也就是对问题负有最终责任的人,一般为自己的顶头上司。

6) 陈述问题。向负责人如实陈述问题,切忌推责任,找理由开脱。如果在第4点已有好的解决,向负责人建议,与他评估方案的优劣,最后得出解决问题的一个方案。

7) 根据第6点的解决方案解决问题。此时要小心,不能再犯错误了!如果又犯错误了,请回到第1点。

8) 问题得到处理。

9)  总结一下问题最终结果,汇报给负责人。

10)得出教训,避免再犯相同的错误。

8.养成良好的工作习惯

你会不会发现,你如果在看一个人做事情,总感觉不舒服,很想直接代替他去做?那么就是这个人的工作习惯和你不同了。

一个人的工作效率高不高,很大程度看他的工作习惯。比如简单的数据库脚本运行,开发人员写好脚本,把脚本文件发给你,你怎么去运行它?

方法1用记事本打开脚本文件,复制里面的内容,打开查询分析器,把它粘贴到查询分析器中,点击运行按钮运行。

方法2打开查询分析器,把脚本文件直接拖进查询分析器中,按F5运行。

那个习惯好一些呢?2个方法都能完成工作,但是方法1要做5个步骤,方法2只用做3个步骤,所以方法2的效率比方法1高,特别是运行多个脚本文件时。

要么需求实施人员需要养成那些好习惯呢?

制定计划的习惯。制定计划不只是主管领导的事情,你也要合理安排自己的工作,当然也是为你将来当主管领导锻炼锻炼。自己的计划一般按时间顺序来编排,冲突时优先完成更重要的任务。有了计划后也可主动把自己的计划反馈给直接主管,这样就可以让主管知道你的工作情况(不想被知道说明你在偷懒!),也让他更合理指导你的工作。

独立解决问题的习惯。在公司工作就是为公司解决问题,而不是让你给其他人带来问题的。碰到问题不要马上问人,向主管领导汇报寻求帮助,你的主管领导不是替你解决问题而设置的。当你遇到问题的时候,自己要先独立思考,提出几个解决的方案,不是第一时间去问主管领导怎么办,然后再把你的方案告诉领导,让领导决定,这样你也能得到更好的提升。

编写好格式文档的习惯。文档是与客户的重要交互手段,一篇好的文档格式主次分明、结构清晰,给人于舒畅的感觉,反之如果一团皱巴巴的废纸,让人没有再看内容的兴致了。写文档的时候,打开“视图”中“文档结构图”,当你写完后,你只看文档结构图就能知道你写的大概意思了,就表明你的文档结构是清晰的。段落行距之间要有合适的间距,字体大小合适,不要随便用美术体、斜体,用粗体标明重点,编号要分明。

做笔记的良好习惯。在客户那里,你一定要一笔一本不离身,随时记下客户的问题和观察到的现象等;开会的时候,你两手空空,难道你是“领导”,有人给你做会议纪要?做笔记也不是随便写的东西,一定要有重点记录,也不能漏下要点,客户的问题最好记录他的原话。

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