很多时候，我们的挫折和失败不是由于经验或资源不足，而是缺乏沟通能力。也许你每天都在“沟通”，但很有可能都是在进行着“听说读写”的过程，并没有达到有效地沟通。那么，什么是沟通呢？真正的沟通是由两部分组成：“沟”和“通”。传递的信息只是“沟”，更重要的还在于“通”，即所要传递的信息必须真正被对方全部、正确地理解。如果做不到这点，可能会产生灾难性的后果。
那么怎么样才能达到“通”的效果呢？我们要了解对方的特点和需求，然后站在对方的角度看待问题，用对方听得懂的语言说话。与专业技术能力相比，项目经理的沟通能力其实对项目成功更关键。项目干系人对沟通也有各自不同的需求，如果这些需求得不到响应的话，会产生很多误解。
那么如何做沟通计划呢？要以“如何让对方更方便高效地协助你”为原则进行沟通计划。首先，确定与项目有关的信息。其次，识别干系人的需求——需要什么信息、什么时候要、详细程度如何、以什么方式传递给他、是否需要反馈、需要什么样的反馈、由谁收集和保管这些信息等等。这些需求信息一方面由项目沟通计划予以确认，另一方面则体现在项目状态报告中。
那么如何针对不同的干系人，提供不同的状态报告呢？遵循这样一个原则：与项目关系越紧密，在项目组织结构中层级越低，需要的信息就越多、越详细。
那么在这些状态报告中如何体现项目详细的程度呢？可以通过显示的项目层次来体现：最粗略的站在“项目里程碑”高度就可以了，细些的可以定位在“工作包”层次，而最细的则要详细到“活动”这一层。不过都要以直观的图表形式提供，这样可以节约干系人的时间。