技术管理之路四、任务管理：如何跟踪执行？

系列目录

0、引言

管理是一门实践科学，必须理论和实践相互结合，多练、多思考、多总结，就会逐步形成自己的管理体系框架。

本文主要对是课程《技术管理实战36讲》的学习笔记，结合自己多年不太成熟的管理经验，略有体会，受益良多。做了一点不成熟的总结，课程资料在文末引用资料处。欢迎留言交流！
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1、如何做事？-任务管理

如果说我们研究管理规划，是为了把事儿做对，我们研究团队建设，是为了理顺做事儿的主体，那么，我们研究任务管理，就是为了把事情做出来，产出实实在在的业绩和成果。

要吧事做出来，按照事前、事中、事后三个阶段来分析：

  • 做事之前，我们需要回答的问题是：要做哪些事？先做哪件，后做哪件？也就是分清楚轻重缓急，也叫优先级梳理、计划安排。
  • ​做事过程中，我们要确保事情的进展按照计划推进，尽在掌握之中，也就是有效地推进执行。
  • 做事之后，我们要复盘做事的整个过程，并从过去的经验之中抽取一些流程机制，以便以后在类似的场景下也可以做得更好、更顺畅。

总结来说，就是要闭环，一定要闭环。不是简单的说一下，交代了代办就不管了，这样是很难有好的结果的。沟通、管理都必须闭环，事前、事中、事后，计划安排、跟进、验证、总结复盘都必须闭环。

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然后在具体执行层面，主要是一下三方面的重点工作：

  • 明确任务管理方法和工具，如我们团队采用的是敏捷时研发管理方式，再加上合适的管理工具，就会事半功倍。
  • 合理的任务时间管理：任务内容和计划往往不会如你所愿一直不变，各种突发的事务、客户的需求，任务的时间、优先级安排要灵活调整。因此，对于管理者，对任务优先级的轻重缓急的排序管理能力尤其重要。
  • 建立并持续完善流程机制：建立适合团队的流程机制，可以极大提高协作效率，如比较常用的开发流程、代码管理流程、bug管理流程，需求管理流程等等。

2、敏捷研发管理

2.1、什么是敏捷？

敏捷起源于制造行业的精益管理，实践证明，针对很多行业，不仅仅是研发类团队、项目的管理，敏捷是很好的选择。而Scrum是其中使用比较广泛的一种框架。

什么是敏捷开发？

敏捷开发(Agile Development)是一种以人为核心、迭代、循序渐进的开发方法。怎么理解呢？首先，我们要理解它不是一门技术，它是一种开发方法，也就是一种软件开发的流程，它会指导我们用规定的环节去一步一步完成项目的开发；而这种开发方式的主要驱动核心是人；它采用的是迭代式开发。

为什么说是以人为核心？

我们大部分人都学过瀑布开发模型，它是以文档为驱动的，因为在瀑布的整个开发过程中，要写大量的文档，把需求文档写出来后，开发人员都是根据文档进行开发的，一切以文档为依据；而敏捷开发它只写有必要的文档，或尽量少写文档，敏捷开发注重的是人与人之间，面对面的交流，所以它强调以人为核心。

什么是迭代？

迭代是指把一个复杂且开发周期很长的开发任务，分解为很多小周期可完成的任务，这样的一个周期就是一次迭代的过程；同时每一次迭代都可以生产或开发出一个可以交付的软件产品。

关于Scrum和XP
前面说了敏捷它是一种指导思想或指导方法，但是它没有明确告诉我们到底采用什么样的流程进行开发，而Scrum和XP就是敏捷开发的具体方式了，你可以采用Scrum方式也可以采用XP方式；Scrum和XP的区别是，Scrum偏重于过程，XP则偏重于实践，但是实际中，两者是结合一起应用的，我门主要用的是Scrum方法。

什么是Scrum？

Scrum的英文意思是橄榄球运动的一个专业术语，表示“争球”的动作；把一个开发流程的名字取名为Scrum，我想你一定能想象出你的开发团队在开发一个项目时，大家像打橄榄球一样迅速、富有战斗激情、人人你争我抢地完成它。而Scrum就是这样的一个开发流程，运用该流程，你就能看到你团队高效的工作。

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敏捷的标准流程如下图所示，包括2种文档、3种角色、4个关键会议，如果决定要采用敏捷式管理必须去深入了解学习下相关知识。在文末给出了相关参考、学习资料。

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2.2、敏捷管理工具

工欲善其事，必先利其器！国内外有不少比较好用的敏捷管理工具，覆盖研发的整个生命周期，包括需求、迭代计划、任务跟踪、bug跟踪等等。

这里略做一点介绍，可以根据自身需要来选择。大多是商业软件，都提供少量用户的免费使用或试用。对于小型团队可以找开源或者试用渠道，尽量控制成本。对于比较大的团队还是建议购买一个，一个好的工具对于团队的效率是有很大帮助的。

YouTrack ：

YouTrack 是JetBrains出品的一个项目管理系统，用于敏捷开发过程中用户故事、任务、计划、bug的管理和跟踪工具。最大的特点是非常灵活，可定制性强，可自定义看板、任务字段、报表看板，及自动化流程。

授权方式：10人免费，有在线版本可以试用，可私有部署，按照人数授权License。

⚓官网：https://www.jetbrains.com/youtrack/

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Jira：

JIRA是Atlassian公司出品的项目与事务跟踪工具，被广泛应用于研发项目跟踪和敏捷管理等工作领域。JIRA中配置灵活、功能全面、部署简单、扩展丰富。

授权方式：10人免费，按人数授权。

⚓官网：https://www.atlassian.com/software/jira
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PingCode ：

主要是针对产研团队，覆盖项目、任务、需求、缺陷、迭代规划、测试、目标管理研发管理全流程。

授权方式：25人以下团队完全免费，支持saas和私有部署模式，按照人数授权。

⚓官网：https://pingcode.com/

禅道：

国产的开源项目管理软件，有开源的免费版本，国内使用比较多的一共工具。

⚓官网：https://www.zentao.net/

Tapd：

腾讯敏捷协作平台，是一款由腾讯公司自主研发的协作及软件研发管理平台。TAPD 沉淀了腾讯十余年敏捷研发文化、研发模式和实践成果，能够帮助企业高效协作和提升研发效能。

授权方式：标准版与专业版目前没有收费计划，可以直接在官网注册，存储容量限制为 250G。

⚓官网：https://www.tapd.cn/

Coding：

腾讯旗下子公司出的，研发过程、代码一起管。

授权方式：标准版（阉割版）可以无限制人数试用。

⚓官网：https://coding.net/

其他&通用型项目管理工具

3、任务安排：时间管理的“四象限法则”

计划优先级管理，是管理者很重要一个能力，其实应该是每一个职场人都应该必须具备任务优先级合理排序的能力。虽然看上去是很简单，但实际能做好并不容易，特别是不断有大量外部需求、代办事项进来。比如领导安排的工作，是紧急的还是重要的？团队梯队建设、培训是重要的还是不重要呢？客户说这些事情都重要怎么办呢？

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如上图就是时间管理四象限法则，重点关注和投入精力在重要的事情上，不重要的事情不管是否紧急，都可以延迟或不做。

A：重要+紧急，有比较急迫的时间限制，如果没有按期完成会有严重影响的任务。如事故危机，紧急救火的任务，或者一些重要的前置任务。只能优先马上去做，这类任务要越少越好。如果较多说明风险控制不足、规划不够。

B：重要+不紧急，收益很大、或长期收益，非常重要，对时间要求不是非常急迫，可以自行安排的任务。如团队规划、工作计划，学习培训、健康锻炼，团队建设、流程规范，工作总结复盘、风险管理等都是重要的事情，不需要立刻就要完成，但如如果做得不好或缺失就很容易导致紧急的事情发生。主要的精力和时间都放在这里，作好规划和风险管理。这样可以做到未雨绸缪，防患于未然，做的越好，紧急的事情就会越少。

C：紧急+不重要，临时性、突发性的人或事，需要马上处理，但做了其实收益不大。如某些会议，应付的报告，突发的沟通或支持等。调低优先级，延后或者授权给他人去做。

D：不紧急+不重要，没什么时间要求，也没有什么收益的事情，或者实际上都和你没什么关系。如无聊、没有意义的谈话、会议、酒局，一些不合理的工作安排，或者一些推销、刷手机等无聊琐事。这类事情尽量不做！对内自控，对外要学会说NO！

那怎么区分事务的重要、紧急呢？这也是重点之一。这就对要求对业务、目标、客户有足够的了解，并且有较强的分析和判断能力，还需要站在更高的视角去思考和判断。两个简单的原则：

  • 重要程度：看收益是否足够大，收益越大就越重要，也就越需要给予相匹配的优先级、资源和关注度。
  • 紧急程度：看损失是否够大，损失越大就越紧急，以止损为核心目的进行安排工作，如果损失可控或损失很小紧急程度就低。

4、任务执行

首先任务项的制定要符合SMART原则，重点要关注“谁？什么时间？完成什么任务？交付什么结果？”

  • 任务项必须有负责人，一个任务可能多人配合，但必须指定一个主责人，主责人对任务的过程、结果负责。
  • 任务项必须明确完成时间，在迭代开发方式中任务就要在迭代交付。
  • 明确任务的输出，任务的目标、交付结果必须明确，作为任务完成的验证标准，且可衡量。如设计方案的任务，要求输出方案文档，可以进一步明确方案文档必备的内容；学习**技术的任务，要求输出学习笔记，或者demo并分享。

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更多SMART资料参考：目标管理：SMART原则：https://www.yuque.com/kanding/knote/kr96no

在研发管理工具中，任务项、任务计划安排都做好了，然后就在管理工具中进行跟踪和管理了。为了提升任务执行、协作效率，可以针对需求设计、开发、测试、部署的过程，制定一些流程和规范。如需求流程规范、Bug处理的流程等等，流程的核心的点在于要闭环。

如任务执行的主流程：任务计划》执行》验证》关闭
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任务生命周期的的状态图：所有任务项终结状态是“关闭”
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附录-引用资料

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