如何在不同的工作环境下,共用统一的文档?

 最近在工作中有这么个问题,上班在办公室的电脑上撰写的文档,有可能回家需要继续撰写,或者在去到客户现场时需要某个文档做演示,而这个文档在公司的电脑上或者家里的电脑上,忘了带了……

  以上这些情况,可以总结为需要在多个工作环境共用统一的文档,一般可以通过以下几种方式解决:

  一、只用笔记本办公,上班拎着去办公,下班拎着回家,外出的时候也拎着出差,这样只使用一台机器,就可以保证所有的文档都是统一的,也随时随地都可以找到。

  不过,一方面笔记本比较昂贵,成天拎来拎去容易坏,另一方面比较重,许多比较懒的人士不愿意天天扛着一块好几斤的东西跑来跑去。

  二、使用优盘或移动硬盘存储文档,不论在何处工作,都把文档和资料保存到可移动存储介质上。这个办法不错,我目前就是每天随身带一块移动硬盘,文件都存储到移动硬盘上。

  不过这种方式也有风险,移动硬盘天天带在身上,万一哪天丢了或者摔到地上坏掉了,数据都没了,哭死……

  三、将文档资料保存到邮箱或网盘等在线存储。现在的免费邮箱容量都足够大,而且许多还提供网盘等存储服务,在正常的网络下速度上传下载速度也很快。可以把工作资料保存到这类在线存储中,以便随时随地调用,还不用随身带什么东西,轻松自如。

  不过这种方法只适用于那些相对比较固定的文档,如果是经常修改的文档,每天下班前把一堆文档上传到在线存储,替换掉旧的版本,然后到另外一个环境再下载下来使用,如果修改了的话还要再上传替换……这中间可能还有压缩解压的过程,估计大部分人都不太有这种耐心和时间做这些事情。

  四、使用在线文档工具,如google docs提供的在线文档服务,可以创建简单的文档、演示、表格,随时随地只要一个帐号登录就可以使用。

  但是这种在线文档工具还不很完善,在格式上和功能上还不足以和成熟的office套件相比,对网速的要求也比较高,实际工作中使用的比较少,总之还没有达到实用阶段。

  以上几种方法,都有各种各样的不足,我也一直在探索解决这类问题最合理的方法,后来,从代码版本管理工具得到启发,我决定采用svn的方式来管理文档,这样可以在服务器端保持文档的统一版本,而各个客户端通过服务器端实现文档的同步,因为是C/S模式,操作上也非常简单,通常只要“更新”和“提交” 两个操作,就可以完成版本的同步,完全就是我想要的功能。

  下一篇,我将介绍我如何使用Google Code的项目托管功能,结合svn客户端,实现了文档和工作资料的统一管理与使用的过程。

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